Assistant(e) de direction F/H

PRÉSENTATION DU GROUPE HOSPITALO-UNIVERSITAIRE PARIS SEINE SAINT DENIS

Le Groupe Hospitalo-Universitaire Paris Seine-Saint-Denis est l’un des 6 groupes Hospitaliers Universitaires de l’AP-HP, CHU d’Ile-de-France.

Constitué en 2010 par la réunion des trois hôpitaux Avicenne (Bobigny), Jean Verdier (Bondy) et René Muret (Sevran), il occupe une place centrale dans le département et travaille en collaboration avec l’EPSM de Ville-Evrard et les deux groupements hospitaliers de territoire Grand Paris Nord-Est et Plaine de France.

Le GHU comporte 1100 lits et emploie près de 5000 professionnels. Ses activités médicales et médicotechniques sont regroupées en sept pôles (Départements Médico-Universitaires) qui structurent une offre de soins à tous les âges de la vie.

Le GHU assure une activité de proximité importante avec 2 SAU adultes, des services d’aval ainsi qu’une filière gériatrique complète et un SAU pédiatrique. Le GHU est le siège du SAMU 93. Des urgences gynécologiques et obstétricales adossées à un grand service de pédiatrie sont accueillies dans la maternité de niveau 2B, qui comprend un service de gynécologie et un centre d’AMP. Les services de recours tant médicaux que chirurgicaux couvrent le champ de la cancérologie, des pathologies inflammatoires, infectieuses, auto-immunes et métaboliques.

Le projet médical 2022/2025 met l’accent sur le développement des activités opératoires et interventionnelles et le GHU propose des soins de haute technicité en chirurgie

ACTIVITÉS

Missions générale

- Accueil téléphonique et physique et prise de rendez-vous des directions

- Gestion des agendas et organisation des réunions

- Prise de notes, comptes-rendus

- Saisie et mise en forme de documents

- Saisie des plannings dans le logiciel de gestion du temps de travail (Gestime)

- Tri et dispatching du courrier

- Classement

-Commandes de fournitures (logiciel NSI)

- Plan d’équipement

- Assurer le suivi technique et le traitement des dossiers spécifiques de la direction de la qualité et de la direction du site Avicenne

- Contribuer à l’organisation et à la coordination des projets de la Direction

- Appui à l’organisation des visites de certification du GHU et des démarches sectorielles

- Contribuer au bon fonctionnement des instances et des groupes liés à la direction du site AVC et direction qualité / gestion des risques (convocations, reprographie, diffusion, prise de note)

- Réaliser l’interface avec les directions support pour le compte des directeurs (support informatique, services techniques, etc.)

- Appui à la coordination des cellules de crises du GH en lien avec l’assistante de la direction du GHU

Missions spécifiques

- Préparation des instances de site et des instances qualité : envoi de l’ordre du jour et des annexes, installation des salles, préparation et regroupement des documents présentés en séance

- Participation à l’organisation et au suivi des certifications de sites

Missions ponctuelles

- Assurer le replacement du secrétariat de directions fonctionnelles en l’absence du binôme

Savoir-faire :

-Utiliser les outils bureautiques
-Filtrer et orienter les appels et les demandes téléphoniques
-Savoir accueillir les usagers
-S'exprimer aisément vis-à-vis d'interlocuteurs divers et variés
-Organiser les plannings ; Préparer et organiser des réunions
-Travailler en équipe
-Organiser et prioriser les activités et définir un plan de classement
-Rédiger et assurer la transmission des informations en interne et en externe
-Réaliser la gestion administrative du courrier

Connaissances associées :

-Qualités rédactionnelles
-Gestions administratives
-Méthodes de classement et d'archivage
-Modalités d'accueil
-Techniques de prise de notes
-Utilisation d'outils collaboratifs

La liste des avantages AP-HP:

Remboursement titre de transport à hauteur de 75%

Restaurant d'entreprise

Crèche d'entreprise

Formations

Salle de sport