Secrétaire médical - Gynécologie Obstétrique F/H

Au sein du service de Gynécologie-Obstétrique, l’Unité d’Obstétrique (Maternité de type III) assure, d’une part, une activité de consultations de diagnostic anténatal (DAN), d’exploration fonctionnelle, d’échographie et de suivi des grossesses pathologiques et physiologiques.

D’autre part, l’Unité est également composée de lits d’hospitalisation de jour et d’hospitalisation complète, permettant d’accueillir des patientes dont la grossesse est considérée à haut risque (GHR), ainsi que celles en Suites de couches.

Composition de l’équipe:

- Chef de Service

- Médecins

- Coordonnateur en Maïeutique

- Cadres Sages-femmes et de santé

- Sages-femmes

- Conseillères en génétique

- Infirmières

- Aides-soignantes

- Auxiliaires de puériculture

- Brancardiers

- Psychologues

- Assistantes sociales

- Secrétaires médicales

Accueil, information et prise de rendez-vous en présentiel et à distance

- Gestion du dossier patient: préparation et transmission des documents requis préalablement à la prise en charge, réception et numérisation des résultats d’examens, vérification de la complétude des renseignements et pièces disponibles dans les logiciels dédiés, suivi des issues de la prise en charge lorsque requis

- Réalisation et suivi des étapes administratives nécessaires à la prise en charge de patients

- Saisie, relecture, mise en forme des comptes-rendus

- Traitement, diffusion et archivage de documents

- Codage des données d’activité médicale en fonction de l’organisation de l’Unité

- Gestion des demandes adressées par les médecins et sages-femmes auxquels la secrétaire est rattachée

- Organisation des staffs, réunions de concertation pluridisciplinaires et/ou événements en fonction de l’organisation de l’Unité

- Demande de création ou de modification d’agenda ORBIS

- Gestion, actualisation du dossier patient informatisé/papier et numérisation des documents

- Gestion des convocations BLOC, ordonnances, certificats, bons de transport etc.

- Intégrer les CD d’imagerie dans le PACS

- Formation des stagiaires

- Récupération, tri et distribution du courrier postal du Service en roulement avec les autres secrétaires

- Reproduction des dossiers médicaux

- Création de demande de devis d’hospitalisation ou de traitement externe pour les patients non-résidents

Prérequis :
- Baccalauréat Science médico-sociale, Baccalauréat spécialisé complété par un BTS dans le domaine médical ou du secrétariat
- Expérience antérieure dans le domaine du secrétariat médical hospitalier

Savoir- faire :
- Renseigner les interlocuteurs
- Utiliser des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook), applicatifs métiers et internet/intranet
- Filtrer et orienter des appels téléphoniques et demandes internes et externes
- Définir et gérer des priorités
- Adapter son comportement et sa pratique professionnelle à la situation
- Résoudre des situations conflictuelles
- Prendre rapidement des notes
- Maîtriser la langue française (syntaxe, orthographe et grammaire)

Savoir-être :
- Capacité relationnelle
- Respect strict de la confidentialité et discrétion
- Rigueur, sens de l'organisation et capacité d'anticipation
- Esprit d'équipe (remplacements, en cas de nécessité, au sein des secrétariats du Service)
- Adaptabilité et polyvalence (travail varié avec des acteurs diversifiés)
- Disponibilité
- Ponctualité

Avantages liés au statut et à la fonction :

- Prime de service pour les nouveaux stagiaires et titulaires (versée en 2 fois en juin et décembre)

Aide à l'installation et au logement :

- Aide à l'installation versée par l'AGOSPAP sous conditions de ressources) pour les titulaires et CDD sur poste permanent

- Possibilité de logement à tarif préférentiel pour les titulaires

Avantages sociaux :

- Remboursement du pass Navigo à 75% et/ou forfait mobilités durables

- Accès au restaurant du personnel à tarifs avantageux

- Place en crèche selon disponibilités

- Stationnement dans l'enceinte de l'hôpital ou à proximité, parking vélos

- Chèques emploi-service CESU AP-HP pour les titulaires et CDD sur poste permanent

- Prestations AGOSPAP : Accès à une offre de loisirs (spectacles, cinémas) et de vacances à tarifs préférentielsainsi que diverses aides financières pour les titulaires et CDD sur poste permanent
Plateforme HOPTISOINS : tarifs préférentiels chez nos partenaires (vie quotidienne, courses...)

- Supplément Familial de Traitement pour les parents avec enfant à charge

- Accès à une offre de formation continue conséquente

- Accès à l'espace détente