Assistant de direction - GHU AP-HP Paris-Saclay F/H

PRÉSENTATION DU SERVICE ET DE L’ÉQUIPE

La directrice du GHU Paris Saclay

L’adjointà la directrice du GHU

La secrétaire générale

La directrice de cabinet

L'assistante de laDirectrice du GHU

Assister l'adjoint à la directrice du GHU et la secrétaire générale du GHU.

Suppléer l’assistante de direction de l’Adjoint au Directeur du Groupe Hospitalier et de la Secrétaire Générale du GHU en cas d’absence.

Gestion du secrétariat de la direction du GHU :

- Accueil téléphonique et physique

- Réception et traitement du courrier

- Prise de rendez-vous/gestion des agendas

-Rédaction de courriers et de courriels

- Organisation de réunions, d’événements et de déplacements professionnels

- Dactylographie et mise en forme de documents (notes, tableaux, courriers, comptes rendus)

-Suivi des dossiers en cours

- Gestion et mises à jour des listes de diffusion Codir, gouvernance GHU et autres

- Gestion des dossiers partagés et habilitation utilisateurs

- Classement, archivage, commande de fournitures

- Logistique (restauration …)

Coordination et/ou Gestion des réunions instances, comités du GHU

- Comité de direction: diffusion ordre du jour, organisation logistique, diffusion des comptes-rendu

- Comex: diffusion ordre du jour, organisation logistique, diffusion des comptes-rendu

- Conseil hospitalier territorial : organisation logistique, information et suivi

- Instances: coordination avec les assistantes de direction en charge des différentes instances

- Autres réunions

PARTICULARITÉDU POSTE

- Disponibilité

- Capacités d’adaptation

FORMATION ET/OU COMPÉTENCES REQUISES
- Assistante médico-Administrative
Formation de type bac + 2 minimum (BTS Assistante de direction)

QUALITÉS PROFESSIONNELLES REQUISES
- Confidentialité
- Sens de l'organisation et de la gestion des priorités
- Capacité à travailler en équipe
- Qualités humaines et proximité avec les différents interlocuteurs
- Qualités rédactionnelles
- Capacité d'autonomie
- Réactivité et disponibilité
- Esprit de synthèse et rigueur
- Résistance au stress

Avantages sociaux :

- Remboursement du pass Navigo à 75% et/ou forfait mobilités durables

- Accès au restaurant du personnel à tarifs avantageux

- Place en crèche selon disponibilités

- Stationnement dans l’enceinte de l’hôpital ou à proximité, parking vélos

- Chèques emploi-service CESU AP-HP pour les titulaires et CDD sur poste permanent

- Prestations AGOSPAP : Accès à une offre de loisirs et de vacances à tarifs préférentiels ainsi que diverses aides financières pour les titulaires et CDD sur poste permanent

- Plateforme HOPTISOINS : tarifs préférentiels chez nos partenaires

- Supplément Familial de Traitement pour les parents avec enfant à charge

- Accès à une offre de formation continue conséquente

- Accès à l’espace détente