SECRETAIRE MEDICALE F/H

Le service de médecine buccodentaire doté de 41 fauteuils a ouvert ses portes en septembre 2006 et accueille pour des soins dentaires, des enfants, des adolescents, des adultes et des personnes âgées. Le département assure d’importantes missions de soins, de recherche, d’enseignement et de formation en relation avec l’université Paris V. Dans le service sont représentées toutes les disciplines de l’odontologie: orthopédie dentofaciale, parodontie, chirurgie buccodentaire, pédodontie, prothèse, odontologie conservatrice.

L’équipe paramédicale est constituée de: 1 Prothésiste dentaire, 1 Manipulatrice en radiologie, 2 Secrétaires Médicales, 2 Logisticiens, 2 Agents hospitaliers, 6 Aides- soignants, 1 Infirmière et 1 Cadre de Santé

▪ Secrétariat du Chef de Service

▪ Secrétariat du service

▪ Préparation des rentrées universitairesen relation avec la faculté (janvier, mai, aout et novembre)

▪ Les deux secrétaires constituent un binôme, se remplacent et s’entraident, y compris lorsque l’une ou l’autre n’est pas en capacité d’exercer certaines missions

Missions générales et permanentes

▪ Mission d’accueil physique et téléphonique et prise des messages

▪ Prise de rendez-vous de consultations spécialisées et des demandes enregistrées sur LORAH

▪ Réception et réponse des mails de la boite générique

▪ Numérisation de documents à insérer dans le dossier patient ORBIS

▪ Organisation et programmation de toutes les réunions du service (diffusion des avis de réunion, réservation de salles en lien avec le secrétariat de Direction du site, aspects logistiques)

▪ Gestion du courrier postal (départ et réception, tri, diffusion)

▪ Mise à jour des données relatives à la Direction (organigramme, papier à entête…)

▪ Assurer l’interface entre le chef de service, l’encadrement (transmission d’information par mail…) et les différents interlocuteurs internes ou externes à l’hôpital

▪ Gestion des demandes de dossiers médicaux en rapport avec la Chargée des Relations Avec les Usagers (CRUA)

▪ Frappe des CR médicaux

▪ Gestion des plaintes avec la Chargée des Relations Avec les Usagers (CRUA)

▪ Commande des fournitures de bureau (petits matériels) en lien avec la logistique

Missions spécifiques

▪ Relation avec la faculté d’odontologie pour l’arrivée des étudiants en formation initiale et continue et Erasmus

▪ Préparation des arrivées et départs des médecins, internes, externes, Erasmus

▪ Préparation et validation des plannings à l’année N+1 avec le chef de service et son adjoint

▪ Aide à l’organisation des Examens Cliniques Objectifs Structurés (ECOS): réservation salles, fléchage, logistique

▪ Gestion mensuelle du tableau de présence médicale avec mise à jour régulière sur CHRONOS et suivi des autorisations d’absence en lien avec le bureau du personnel médical de Bichat

▪ Accueil des candidats en observation dans le cadre de la procédure «passerelles» en odontologie

▪ Référente ORBIS pour la modification des agendas de consultation en lien avec l’équipe SMAX pour la création

▪ Mise à jour du site institutionnelle via BASINS

Missions ponctuelles

▪ En l’absence du cadre, accueil du nouveau personnel médical et des étudiants en formation initiale et continue avec le responsable pédagogique (présentation service, inventaire lingerie, attribution vestiaire et casier)

 Adaptabilité – Autonomie
 Sens de l'organisation, rigueur
 Capacité à se positionner au sein d'une équipe pluridisciplinaire
 Communication efficace
 Discrétion professionnelle et discernement
 Disponibilité
 Polyvalence
 Proactivité
 Qualités relationnelles
 Sens des responsabilités
 Tact

▪ Formation secrétariat exigée
▪ Maîtrise de l'outil informatique (Outlook - Word – Excel – Power Point …) et les nouvelles technologies de l'information
▪ Connaissance des termes médicaux en lien avec la spécialité (formation sur les pratiques dentaires à acquérir)
▪ Connaissance de l'hôpital appréciée mais non indispensable
▪ Connaissance des outils institutionnels utilisés à l'APHP : ORBIS, CHRONOS, LORAH, SMAX, BASINS