Assistante du/de la Président(e) de Commission d'établissement locale (CMEL) F/H
Description du poste
La Commission Médicale d'Établissement locale (CMEL) est une instance représentative de la communauté médicale, odontologique, pharmaceutique et maïeutique de l'établissement. Elle est consultée sur les orientations stratégiques, la politique d'amélioration continue de la qualité et de la sécurité des soins, ainsi que sur l'organisation des parcours de soins et la politique de recrutement des personnels médicaux. Le Président de la CMEL est élu par ses pairs parmi les praticiens de l'établissement tous les 4 ans. La Présidence est actuellement assurée par le Pr Anne COUVELARD jusqu’à fin 2027.
Il préside cette instance, en anime les travaux et notamment celui des sous-commissions et en assure la représentation auprès de la direction générale et des instances extérieures. Il est associé à l'élaboration du projet médical d'établissement, copréside le COMEX aux côtés du directeur général, et joue un rôle central dans le dialogue entre la communauté médicale et l'administration. À ce titre, il est amené à conduire de nombreux dossiers institutionnels, à représenter la CMEL dans des réunions et instances diverses, et à entretenir une correspondance soutenue avec les différents acteurs internes et externes de l'établissement.
La secrétaire de la CMEL est en charge d'organiser, pour les membres de la CMEL, le traitement et la circulation de l'information, des documents et des communications téléphoniques liées au suivi des dossiers, ainsi que la gestion logistique associée.
Missions permanentes :
1 – Assurer le suivi des instances
En lien avec la Présidence de la CMEL , pour la CMEL :
o Préparer et assurer l'envoi des ordres du jour de la CMEL
o Veiller à l’organisation matérielle et logistique des instances : préparation des supports, préparation des salles, gestion de la visioconférence
o Assister aux séances de la CMEL
o Rédiger les comptes rendus en séance et assurer leur diffusion
o Assurer le standard téléphonique de la CMEL
o Diffuser les campagnes d'information et appels à candidature
En lien avec les co-présidents et les directions fonctionnelles référentes pour les sous-commissions :
o Préparer et assurer l'envoi des ordres du jour
o Veiller à l’organisation matérielle et logistique des instances : détermination du calendrier des commissions, préparation des salles, gestion de la visioconférence
o Assister aux sous-commissions (commission restreinte des effectifs, commission des structures, COPS)
o Rédiger les comptes rendus en séance et assurer leur diffusion
o Mettre en forme des documents (rapports d'activité, comptes rendus de réunion ou d'instance, tableaux, etc.)
2 – Organiser et gérer le classement et l'archivage des documents (archives physique et numérique)
o Archivages des compte-rendus des commissions (dispose et réseau) et autres documents liés aux fonctions de Président de la CMEL
o Campagne de révision des effectifs PH : réception, classement et archivage des dossiers ; complétion de l'Excel récapitulatif des candidatures
o Campagne de nomination des chefferies de service : réception, classement et archivage des dossiers
3 – Assurer la gestion des outils de communication interne et externe
o Mettre à jour les listes de diffusion exhaustives de la CMEL
o Gérer et partager les dossiers communs dans DISPOSE
o Mettre à jour l'intranet : page de la CMEL et pages de ses sous-commissions, diffusion du « quoi retenir » sur la page d'accueil de l'intranet
o Organiser et suivre les mises à jour des listes de membres des sous-commissions de la CMEL
o Créer des sondages pour les décisions de la CMEL avec LimeSurvey, communiquer et présenter les résultats
4 – Missions spécifiques
o Assurer le circuit de signature des actes devant être signés par le Président ou la Présidente de la CMEL
o Organiser les rendez-vous du trio de la CMEL
o Gérer l'agenda du Président ou de la Présidente de la CMEL
o Appui à la préparation des élections de la CMEL en 2027
Formations et/ou qualifications :
- Niveau Bac à Bac+3
- Maîtrise d'internet et des outils informatiques : Word, Excel, PowerPoint
- Connaissance de l’institution hospitalière appréciée
Connaissances particulières :
- Maîtrise des logiciels Word, Excel et powerpoint
- Qualités rédactionnelles
Qualités professionnelles :
- Sens du service public et goût du travail en équipe.
- Capacité à hiérarchiser les urgences
- Discrétion, rigueur, dynamisme, qualités relationnelles.
- Sens de l'organisation et de l’initiative.
- Respecter le secret professionnel et la confidentialité des informations
- Identifier un problème et savoir en rendre compte