Secrétaire médicale - Centre de planification et d'éducation familiale F/H

Au sein du service de Gynécologie-Obstétrique, l’unité d’Orthogénie et de Planification Familiale assure la prise en charge des femmes en demande d’interruption volontaire de grossesse, par méthode médicamenteuse ou chirurgicale, jusqu’au terme légal limite prévu par la loi. Elle réalise également le suivi gynécologique et contraceptif, le dépistage des maladies sexuellement transmissibles et l’accueil et la prise en charge des femmes victimes de violences, en particulier des femmes en situation de précarité et/ou mineures.

Composition de l’équipe:

- Chef de service

- Chef d’unité

- Médecins

- Cadre sage-femme et de santé

- Sages-femmes

- Conseillères conjugales

- Aides-soignantes

- Psychologues

- Assistantes sociales

- Secrétaire médicale

Horaires d'ouverture du service :

- lundià jeudide 08H30 à 17H00

- vendredi 08H30à 13H00

Missions générales :

Assurer l’accueil des patients et la gestion administrative de leur prise en charge dans le cadre des différents parcours d’Orthogénie.

Activités:

- Accueil, information et prise de rendez-vous en présentiel et à distance (mails, téléphone)

- Gestion du dossier patient: préparation et transmissions des documents requis préalablement à la prise en charge, réception et numérisation des résultats d’examen, vérification de la complétude des renseignements et des pièces disponibles dans les logiciels dédiés, suivi des issues de la prise en charge lorsque requis,

- Réalisation et suivi des étapes administratives nécessaires à la prise en charge d’un(e) patient(e) dans une autre Unité au cours de son parcours, en lien avec les équipes de la ou les Unité(s) concernée(s),

- Saisie et mise en forme, traitement, diffusion et archivage de documents (courriers, comptes-rendus médicaux, …),

- Codage des données d’activité médicale en fonction de l’organisation de l’unité,

- Gestion des demandes adressées par les médecins auxquels la secrétaire médicale est rattachée,

- Organisation des staffs, réunions de concertation pluridisciplinaires et/ou évènements en fonction de l’organisation de l’Unité,

- Formation des stagiaires

- Récupération, tri et destruction du courrier postal

Reproduction des dossiers médicaux

PRÉ-REQUIS :

- BAC-BAC +2 dans le domaine médical ou du secrétariat médical

EXPÉRIENCE REQUISE

- Expérience antérieure dans le secrétariat médical à l'hôpital

COMPÉTENCES REQUISES

SAVOIR FAIRE REQUIS :

- Renseigner ses interlocuteurs
- Utiliser les outils bureautiques (Word, Excel, Outlook), applications métiers et intranet/internet
- Filtrer et orienter les appels téléphoniques et demandes internes et externes
- Définir et gérer les priorités
- Adapter son comportement et sa pratique professionnelle à la situation
- Résoudre des situations conflictuelles
- Prendre rapidement des notes
- Maitrise de la langue française (syntaxe, orthographe et grammaire).

QUALITÉS PROFESSIONNELES REQUISES :

- Capacité relationnelle et maitrise de soi
- Respect strict de la confidentialité et discrétion
- Rigueur, sens de l'organisation et capacité d'anticipation
- Esprit d'équipe (remplacements, en cas de nécessité, en fonction de l'organisation de l'Unité)
- Adaptabilité et polyvalence (travail varié avec des acteurs diversifiés)
- Disponibilité
- Assiduité/Ponctualité

AVANTAGES LIÉS AU STATUT ET ÀLA FONCTION

- Prime de service pour les nouveaux stagiaires et titulaires (versée en 2 fois en juin et décembre)

AIDEÀ L’INSTALLATION ET AU LOGEMENT

- Aide à l’installation (jusqu’à 1000 € versés par l’AGOSPAP sous conditions de ressources) pour les titulaires et CDD sur poste permanent

- Possibilité de logement à tarif préférentiel pour les titulaires

AVANTAGES SOCIAUX

- Remboursement du passe Navigo à 75%et/ou forfait mobilités durables

-Accès au restaurant du personnel à tarifs avantageux

-Place en crèche selon disponibilités

-Stationnement dans l’enceinte de l’hôpital ou à proximité, parking vélos

-Chèques emploi-service CESU AP-HP pour les titulaires et CDD sur poste permanent

-Prestations AGOSPAP : Accès à une offre de loisirs et de vacances à tarifs préférentielsplus diverses aides financières pour les titulaires et CDD sur poste permanent

-Plateforme HOPTISOINS : tarifs préférentiels chez nos partenaires

-Supplément Familial de Traitement pour les parents avec enfant à charge

-Accès à une offre de formation continue conséquente

-Accès à l’espace détente : séances de relaxation…