Secrétaire Médical - Hôpital de jour médecine interne F/H

L’hôpital de Jour de Médecine Interne, est situé au rez-de-chaussée haut du bâtiment Françoise BARRE-SINOUSSI- Secteur orange – Porte 40.

L’activité de cette unité est très diversifiée avec la prise en charge de patients suivis pour des pathologies de médecine interne venant pour des traitements ou des bilans, des pathologies infectieuses (VIH, VHB, VHC) et la prise en charge des accidents d’exposition aux virus.

Composition de l’équipe :

L’équipe médicale :

- 2 praticiens hospitaliers

-1 médecin attaché temps plein

- 2 médecins en postes partagés

-1 Docteur junior ou interne

-1 Externe

L’équipe paramédicale :

- 1 cadre de santé

- 3 infirmières

- 1 aide-soignante

-1 Secrétaire Médicale

Missions permanentes de la secrétaire HDJ médecine interne

- Gestion de l’accueil téléphonique des patients

- Gestion des CR d’HDJ (relecture, correction, impression et envoi)

- Gestion des CR de consultations du Dr DE MENTHON (médecin responsable de l’unité- 2 fois par semaine), du Pr GARCON (1 vacation par mois), du Dr DAVID (1 vacation par semaine); du Dr QUERTAINMONT (2 fois par semaine)

- Gestion du dossier médical du patient (envoi ordonnances de médicaments et bilans biologiques par mail; documents type certificats..)

- Programmer des patients en consultation à la demande des praticiens

- Envoi CR/dossier de suivi si changement de centre du patient

-Récupération d’examens réalisés en ville ou dans d’autres services ou d’autres hôpitaux si besoin

- Participation au staff d’HDJ le mardi et aux réunions d’unité

-Rédaction des CR de réunion de service

-Envoi à la sécurité sociale de demandes d’ALD

- Gestion des RDV de consultations (ORBIS/ Annulations ou reports ou rajouts de rdv de consultations)

- Gestion en lien avec ORBIS pour ouvertures et fermetures des plages de CS

- Mise à jour du dossier NADIS des patients VIH à partir d’ORBIS (copier/coller dans nadis des CR de cs+ examen clinique)

- Réception des demandes de dossier de l’OFFI (office Français Immigration) et appel au patient lorsque le dossier est prêt pour sa transmission

- Tri du courrier, des examens et distribution, dispatching

- Scanner les documents médicaux importants et autres documents non médicaux dans ORBIS

- Mise des CD d’imageries sur le PACS

-Gestion de demandes ou envois par FAX ou par mail/priorisation des urgences

- Gestion du planning et des réservations de la petite salle de réunion

- Gestion du transport du FIBROSCANN

- Gestion des tableaux de service des médecins (présences et absences) dans chronos

- Participation à la journée d’Education Thérapeutique (contact des différents patients pour inscription, mis à jour de la liste d’inscription, gestion de la collation)

-Gestion des consentements (signés par les patients) à intégrer dans ORBIS pour les patients participants à des recherches cliniques

Mission ponctuelle :

- Binôme avec l’AMA du secteur Dermatologie: remplacement pendant les congés de l’une et de l’autre

PRÉ-REQUIS

Qualifications requises :
Diplôme de secrétaire médical
BAC/ BAC ST2S
BAC +2

EXPÉRIENCE REQUISE
Expérience obligatoire en milieu hospitalier (minimum 3 ans)

Qualités professionnelles requises :
Organisé
Accueillant
Patient
Sociable
Souriant
Avoir l'esprit de conciliation
Capacité d'écoute
Discrétion (la secrétaire médicale est soumise au secret professionnel)
Aime le contact avec le public
Esprit d'initiative et capacité à accompagner le changement

Connaissances particulières
Travailler en équipe pluridisciplinaire / en réseau
Utiliser les outils bureautiques et les logiciels métiers incluant Excel, Word, Power point
Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics
Définir-adapter et utiliser un plan de classement et d'archivage, un système de gestion documentaire
Elaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous, des visites
Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel
Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations relevant de son domaine d'activité
Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures
Rédiger et mettre en forme des notes, documents et /ou rapports, relatifs à son domaine de compétence
Traiter et résoudre des situations agressives et conflictuelles

Rejoindre le GHU AP-HP. Université Paris-Saclay c'est :

AVANTAGES LIÉS AU STATUT ET A LA FONCTION :

- Prime de service pour les nouveaux stagiaires et titulaires (versée en 2 fois en juin et décembre)

AIDE A L’INSTALLATION ET AU LOGEMENT :

- Aide à l’installation (jusqu’à 1000 € versés par l’AGOSPAP sous conditions de ressources) pour les titulaires et CDD sur poste permanent

- Possibilité de logement à tarif préférentiel pour les titulaires

AVANTAGES SOCIAUX:

-Remboursement du passe Navigo à 75% ou forfait mobilités durables

-Accès au restaurant du personnel à tarifs avantageux

-Place en crèche sous conditions

-Stationnement dans l’enceinte de l’hôpital ou à proximité, parking vélos

-Chèques emploi-service CESU AP-HP pour les titulaires et CDD sur poste permanent

-Prestations AGOSPAP : Accès à une offre de loisirs (spectacles, cinémas…) et de vacances à tarifs préférentiels+ diverses aides financières pour les titulaires et CDD sur poste permanent

-Plateforme HOPTISOINS : tarifs préférentiels chez nos partenaires (vie quotidienne, courses...)

-Supplément Familial de Traitement (SFT) pour les parents avec enfant(s) à charge

-Accès à une offre de formation continue conséquente

-Accès à l’espace détente : séances de relaxation…