Secrétaire cellule de recrutement /cellule de suppléance F/H

Liaisons hiérarchiques :
Directeur des Soins : Axelle SALIGNON.

Cadre supérieur de santé responsable du recrutement et de la suppléance : Stéphanie LAMORT.

Cadre de santé de la cellule de suppléance : Jean-Rodolphe COLLIN-RAULT.

Liaisons fonctionnelles :
Cadres et cadres supérieurs de santé de l’établissement.
DRH, services administratifs, gestionnaires de l’établissement, cellule de recrutement centralisée.
Equipe soignante de la suppléance.
Institut de Formation en soins infirmiers et aides-soignantes.
Sociétés d’intérims, intérimaires, vacataires.

L’équipe paramédicale de suppléance : 17 IDE, 12 AS.
La cellule de suppléance : 1 secrétaire, 1 cadre de santé.
La cellule de recrutement : 1 secrétaire.
1 secrétaire polyvalente sur les 2 cellules.
1 cadre supérieur de santé sur les 2 cellules.

Missions Générales

Gérer les demandes de remplacements, sous la responsabilité du cadre.
Gérer les différents recrutements, sous la responsabilité du cadre supérieur.
Participer au suivi de l’activité de la cellule de suppléance.
Tenir jour les différents tableaux de bords inhérents au processus de recrutement et de la suppléance.
Assurer la continuité sur les différents postes (suppléance, recrutement) en cas d’absence.
Participer aux réunions d’équipe de la suppléance, recrutement et de secrétariat.

Missions Permanentes

Cellule de recrutement : Gestion et suivi des dossiers de recrutement.

Procéder aux recrutements de tous les personnels non médicaux, à l’exception des administratifs.
Réceptionner les candidatures et assurer le suivi jusqu’à leur recrutement.
Orienter les CV, en collaboration avec le CSS en charge du recrutement.
Récupérer les dossiers en vue du recrutement.
Constituer le dossier administratif ou transférer à la cellule centralisée en fonction du protocole définit.
Classer et archiver les courriers.
Réaliser l’accueil téléphonique et physique des agents dans le cadre d’un recrutement.
Mettre à jour des offres d’emploi sur TALENTSOFT.
Préparer les forums de recrutement.
· Faire le lien avec la DRH, les gestionnaires et la cellule de recrutement centralisée.

Statistiques

Mettre à jour les différents tableaux de suivi de l’activité : perspective de recrutement, suivi des recrutements, tableau des flux, suivi des candidatures.
Mission spécifique

Assurer le suivi des Promotions Professionnels (PP) en lien avec la formation continue, le gestionnaire et le directeur des soins :
- Recensement des départs en formation, mise à jour du tableau de suivi des PP,

- Suivi et positionnement des mises à disposition et des attributions de congés pendant la période estivale, sous la responsabilité du cadre supérieur.

Cellule de suppléance : Gestion et suivi des demandes de remplacements

Réaliser l’accueil téléphonique.
Réaliser l’accueil physique des cadres des services et agents de la suppléance.
Gérer et suivre des demandes de remplacements par voies de mails et téléphoniques.
Logiciel ARTEMIHS :
- Planifier et lancer les missions de remplacement de l’équipe de suppléance,

- Lancer les missions HS et intérim en fonction du protocole définit,

- Planifier des « missions longues », vacataires,

- Créer, valider, annuler des missions.

Gérer les demandes de remplacement ponctuelles en cas d’arrêt en collaboration avec le cadre.
Utiliser le logiciel Gestime pour l’équipe de la suppléance.
Participer à la réunion de préparation de WE, et tenir les tableaux à jour.
Réaliser l’extraction journalière de la base de données (procédure sauvegarde).

Missions Ponctuelles

· Participation à des missions administratives spécifiques à la DSAP (cartes professionnelles, rédaction de conventions…).

• Connaissance informatique et bonne maitrise des outils bureautiques (Word, Excel, TCD),
• Capacités d’apprentissage des logiciels : GESTIME, ARTEMIHS.
Connaissances associées
• Connaissances des organisations de soins,
• Notion de réglementation RH dans le cadre des recrutements.

PREREQUIS
• Connaissance informatique,
• Qualité relationnelle,
• Compétence rédactionnelle (orthographe, grammaire, syntaxe),
• Capacité d’expression orale,
• Capacité à prioriser les activités.

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QUALITES REQUISES

• Capacités d’adaptation,
• Esprit d’équipe,
• Organisation, rigueur et méthode,
• Qualités relationnelles,
• Discrétion,
• Dynamisme,
• Esprit d’initiatives.

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- Primes de service réservées aux nouveaux stagiaires et titulaires (versée en juin et décembre)

- Supplément Familial de traitement pour les parents avec enfant(s) à charge

- Accès à une offre de formation continue conséquente

- Remboursement à 75% des transports en commun ou forfait mobilité

- Places place en crèche disponibles (politique de zéro refus)

- Accès au restaurant du personnel (tarif indexé à l'indice)

- Prestations AGOSPAP (CE) : Accès à une offre de loisirs (spectacles, cinémas…) et de vacances à tarifs préférentiels pour les titulaires et CDD sur poste permanent

- Plateforme HOPTISOINS : tarifs préférentiels chez nos partenaires (vie quotidienne, courses...)

- Chèques emploi-service CESU AP-HP