Agent de gestion administrative F/H

Le Service d’Epidémiologie et de Santé Publique tri-sites (Bicêtre, Paul Brousse, Béclère) a une activité de recherche et de soutien à la recherche pour les soignants du GH et des établissements hospitaliers du territoire.

Il coorganise chaque semaine avec l’Unité de Recherche Clinique du GH des consultations méthodo-réglementaires destinées à ces soignants souhaitant mettre en place des études scientifiques afin de les aider à concrétiser leurs projets. Les membres de l’équipe médicale développent par ailleurs des projets de recherche dans divers champs de la Santé Publique en lien avec d’autres institutions au niveau territorial, national et international. En particulier, les membres du service sont affiliés au Centre de recherche en Epidémiologie et Santé des Populations (CESP – UMR1018) dont les tutelles sont l’Inserm, l’université Paris-Saclay, l’université Versailles Saint-Quentin et l’institut Gustave Roussy, où sont co-portés de nombreux projets de recherche du service.

Enfin, les hospitalo-universitaires du service sont fortement impliqués dans l’enseignement au sein de la Faculté de Médecine Paris-Saclay et, en particulier, de la Graduate School de Santé Publique de l’université Paris-Saclay.

Composition de l’équipe:

L’équipe médicale:
- 3 PU-PH
- 1 MCU-PH
- 1 Praticien attaché
- 2 AHU
- 1 Interne
- Externes (nombre variable)

L’équipe non médicale:
- 2 Chefs de Projets
- 3 Moniteurs d’Etudes

Gestion administrative courante

- Accueil physique et téléphonique du service

- Gestion du courrier et des mails

- Rédaction, diffusion et archivage de documents

- Gestion des agendas

Organisation des réunions et événements

- Planification et logistique des réunions internes

- Rédaction et diffusion des ordres du jour et comptes rendus

- Logistique des colloques

Suivi administratif des projets de recherche et d'études épidémiologiques en lien avec les institutions partenaires du service et de financement de la recherche

- Appui administratif au montage de dossiers de recherche

- Suivi des conventions, contrats et partenariats

- Gestion des dossiers de subventions et suivi des financements

- Aide à la constitution de dossiers

Gestion des ressources humaines (niveau administratif)

- Suivi des plannings

- Préparation des dossiers d'arrivée/départ des agents

- Interface avec la DRH

Gestion budgétaire et logistique

- Suivi des commandes de fournitures et de matériel et traitement des bons de commande

- Interface avec les services économiques et financiers

Support aux activités de santé publique

- Aide à la collecte, saisie ou mise en forme de données

- Appui à la production de rapports d'activité du service

Communication et coordination interne/externe

- Interface avec les autres services et les DMU de l’APHP

- Lien avec les institutions partenaires et financières

- Diffusion d'informations réglementaires ou institutionnelles au sein du service

PRÉ-REQUIS

Formations et/ou qualifications requises :
Agent/Adjoint administratif par concours ou tableau d'avancement

EXPÉRIENCE REQUISE

- Expérience en secteur hospitalier, universitaire ou en environnement de recherche
- Une expérience antérieure en gestion de projets ou en appui à des activités scientifiques

CONNAISSANCES PARTICULIERES :

- Connaissance de l'organisation hospitalière
- Notions de base sur l'environnement de la recherche
- Connaissance des règles de confidentialité et du secret professionnel (RGPD, secret médical)
- Maîtrise des outils bureautiques
- Maîtrise ou capacité à se former aux logiciels métiers de l'établissement
- Bon niveau orthographique et syntaxique
- Capacité à organiser et hiérarchiser les tâches, gérer les priorités et respecter les délais
- Aisance avec la gestion documentaire et l'archivage

Qualités professionnelles requises :

- Sens de l'organisation et rigueur
- Discrétion professionnelle et respect de la confidentialité
- Capacité d'adaptation et polyvalence
- Sens du travail en équipe et de la coordination avec des interlocuteurs variés
- Autonomie et capacité d'initiative
- Bon relationnel, sens de l'accueil et de la communication

Avantages liés au statut et à la fonction :

- Prime de service pour les nouveaux stagiaires et titulaires (versée en 2 fois en juin et décembre)

-Rémunération sur la base des nouvelles grilles issues du Ségur de la santé et intégrant l’augmentation du point d’indice depuis juillet 2022

Aide à l'installation et au logement :

- Aide à l’installation verséepar l’AGOSPAP sous conditions de ressources pour les titulaires et CDD sur poste permanent

- Possibilité de logement à tarif préférentiel pour les titulaires

Avantages sociaux :

- Remboursement du pass Navigo à 75% et/ou forfait mobilités durables

- Accès au restaurant du personnel à tarifs avantageux

- Place en crèche selon disponibilités

- Stationnement dans l’enceinte de l’hôpital ou à proximité, parking vélos

- Chèques emploi-service CESU AP-HP pour les titulaires et CDD sur poste permanent

- Prestations AGOSPAP : Accès à une offre de loisirs et de vacances à tarifs préférentiels ainsi que diverses aides financières pour les titulaires et CDD sur poste permanent

-Plateforme HOPTISOINS : tarifs préférentiels chez nos partenaires

- Supplément Familial de Traitement pour les parents avec enfant à charge

- Accès à une offre de formation continue conséquente

- Accès à l’espace détente Le COSY