Assistanat secrétariat - secrétariat médical F/H

Le Service de Gériatrie Aiguë du Docteur Eric BOUVARD est composé de 34 lits et d’une unité consultation de gériatrie.

Présentation de l’équipe

4 Praticiens Hospitaliers à temps complet

1 Cadre supérieur de santé et de 2 Cadres de santé

1 secrétaire médicale

2 secrétaires hospitalières

INTITULE DU POSTE/METIER

Secrétaire Médicale

CODE METIER

40L300

GRADE

Assistante Médico-Administrative classe normale

LIAISONS HIERARCHIQUES ET FONCTIONNELLES

Liaisons hiérarchiques :

ü Encadrante des secrétariats médicaux de DMU

ü Cadre Administratif du DMU

ü DRH

Liaisons fonctionnelles :

ü Avec le chef de service, l’ensemble du personnel médical et paramédical du service, le bureau du personnel médical et les services cliniques de l’hôpital

ü Avec la Direction de l’hôpital et du Groupe Hospitalier APHP. Sorbonne Université

ü Avec la Direction des Affaires Médicales, la Direction Qualité

ü Avec la Faculté de médecine Sorbonne Université

ü Avec les médecins de ville

ü Avec les hôpitaux de l’AP-HP, publics, privés, les cliniques, les SAMU …

ü Avec les patients et leur famille

• Gestion de l’ensemble des informations médico-administratives du patient
• Relecture et mise en page des Comptes rendu d’hospitalisation
• Tri, numérisation des documents médicaux
• Gestion et planification des demandes de RDV primo-consultation / avis Oncogériatriques
• Planification des RDV de consultation de suivi Médecine Gériatrique
• Paramétrage de l’entête du service
• Contrôle mensuel de l’exhaustivité du codage PMSI (DP + DA + ACTES)
• Actualisation et affichage des notes de service
• Traitement des demandes des dossiers médicaux en lien avec la Direction des Usagers
• Gestion mensuelle des présences, gardes et astreintes des praticiens du service via l’application CHRONOS
• Gestion trimestrielle et semestrielle de l’accueil des étudiants externes et des internes : livret d’accueil, badges, tenues et habilitation application ORBIS
• Gestion du planning des hospitalisations programmées
• Importation des examens radiologiques via l'outil PACS
• Participation hebdomadaire aux Staffs sociales

COMPETENCES REQUISES
SAVOIR FAIRE REQUIS
 Accueil et orientation des personnes, des groupes, des publics
 Définir/adapter et utiliser un plan de classement et d’archivage, un système de gestion documentaire
 Elaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous, des visites
 Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel
 Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations relevant de son domaine d’activité
 Organiser et classer des données, des informations, de documents de diverses natures
 Rédiger et mettre en forme des notes, documents et/ou rapports, relatifs à son domaine de compétence
 S’exprimer avec professionnalisme auprès d’une ou plusieurs personnes en face à face ou par téléphone
 Traiter et résoudre des situations agressives et conflictuelles
 Travailler en équipe pluridisciplinaire / en réseau
 Utiliser les outils bureautiques et les logiciels métiers

CONNAISSANCES REQUISES
 Techniques de secrétariat médical
 Connaissance de la prise en charge des patients dans un service
 Communication / relations interpersonnelles
 Maîtrise des outils informatiques (bureautique, logiciels institutionnels, etc.)
 Droit de la santé dans son domaine d’activité
 Organisation et fonctionnement interne de l'établissement
 Règlementation des archives
 Vocabulaire médical
 Codification des actes PMSI

QUALITES REQUISES
 Capacités d’adaptation et d’écoute
 Aptitude à travailler en équipe
 Sens de l’organisation, efficacité, esprit d’initiative
 Rigueur, conscience professionnelle et discrétion
 Assiduité, ponctualité
 Respect des devoirs et obligations de l’agent public

• Accompagnement dans la prise de poste
• Formation continue assurée