Coordination des secrétariats du DMU THOROS F/H
Description du poste
Présentation du DMU THOROS : Thorax / ORL / Sommeil (3 sites)
Hôpital Hôtel Dieu (6 secrétires)
- Centre d’Investigation en Médecine du Sport (CIMS)
- Centre du Sommeil et de la vigilance
- Service desPathologies professionnelles et environnementales
Hôpital Cochin (20 secrétaires)
- Chirurgie thoracique
- Consultation ORL
- Pneumologie - - Oncologie thoracique
- Service de Physiologie - Explorations fonctionnelles
Hôpital Georges Pompidou (15 secrétaires)
- Oncologie thoracique:
- Chirurgie thoracique - - - - ORL
- Pneumologie - Service de Physiologie - Explorations fonctionnelles - CS Stomatologie et OPH
Mission principale:
sous la responsabilité de la cadre paramédicale du DMU et en étroite collaboration avec les équipes médicales et l’encadrement, la coordinatrice assure la supervision, l’harmonisation et l’optimisation des secrétariats médicaux sur les trois sites. Elle est garante de la fluidité de l’organisation administrative, de la continuité de l’activité au sein des secrétariats et de la qualité de la prise en charge administrative du patient tout au long de son parcours. Elle fait partie de l’équipe d’encadrement du DMU et participe aux réunions spécifiques.
- Encadrer au quotidien les équipes de secrétaires médicales
- Piloter, harmoniser et adapter les organisations de travail (horaires, missions du poste, procédures)
- Assurer la gestion prévisionnelle des plannings, des congés en proposant des réorganisations agiles, des mutualisations ponctuelles si besoin.
- Encadrement de proximité d’équipe(s), gestion et développement des compétences des professionnels
- Organiser l’accueil et le parcours de stagiaires en partenariat avec des organismes de formation
- Recrutement des AMA en collaboration avec les Chefs de service et Cadres Supérieurs de Santé en assurant le suivi avec la DRH; définir les parcours d’intégration et la formation des nouveaux arrivants.
- Formation de personnes aux techniques et procédures de son domaine, et à leur application
- Organisation/coordination/supervision des contrôles relatifs aux activités de chaque
- Organisation et description des processus spécifiques à son domaine, traitement des dysfonctionnements
- Paramétrages des outils, logiciels, système relevant de son domaine d’activité
- Accompagner le déploiement des projets institutionnels, des nouveaux outils numériques (Dossier Patient Informatisé, dictée numérique, outils de prise de rendez-vous en ligne) et des évolutions réglementaires.
- Proposer des axes d’amélioration et mener des audits organisationnels pour moderniser les pratiques de secrétariat.
-Définir et suivre des indicateurs d'activité (délais de frappe des comptes-rendus, taux de décroché téléphonique, délais de prise de RDV, satisfaction des patients).
- Planification des activités et des moyens, contrôle reporting
Assistante de l’exécutif du DMU THOROS:
- Organisation des réunions 360 du DMU et du COMEX
- Vérification et optimisation des codages des UH du DMU en étroite collaboration avec la Cadre Administrative de DMU
Secrétaire expérimentée, en particulier ayant exercé à l'AP-HP.
Bonnes capacités de communication et relationnelles avec les équipes médicales, d'encadrement et les secrétaires
Capacité à évaluer une charge de travail au sein d'un secrétariat et à proposer des réorganisations pertinentes
Capacité à maintenir un collectif de travail par service et transversal sur le DMU
Valorisation financière (primes diverses, intégration des mesures du Ségur de la Santé…)
Outils de travail = ordinateur portable et téléphone professionnel, bureau sur les différents sites
Self, possibilité de place de parking, politique sociale attractive (tarifs avantageux sur les loisirs, vacances…)
Remboursement à 100 % du titre de transport
Plateforme « Hoptisoins » : tarifs préférentiels chez nos partenaires (vie quotidienne, courses…)
L’encadrement est à l’écoute de vos souhaits de carrière.
Particulièrement bien desservi par les transports, il couvre le centre-ouest de Paris et regroupe des hôpitaux emblématiques que sont l'hôpital Cochin – Port Royal, l'hôpital Necker-Enfants malades, l'hôpital européen Georges-Pompidou et l'Hôtel-Dieu.
Il comprend également des hôpitaux largement reconnus sur les spécialités gériatriques, de réadaptation ou de psychiatrie, les hôpitaux Broca-La Collégiale, Corentin-Celton et Vaugirard-Gabriel-Pallez.
Le GHU abrite par ailleurs le siège du SAMU de Paris.
Nos hôpitaux offrent ainsi à tous les âges de la vie des prises en charge adaptée à toutes les pathologies, des plus simples aux plus complexes et abritent 99 centres de référence maladies rares.
Chaque année, nos 18 000 professionnels prennent en charge plus de 1 800 000 patients.
Rattachées à l'Université Paris Cité, les équipes proposent également une prise en charge de haut-niveau à la pointe de l'innovation grâce à une très forte synergie entre les unités cliniques, les unités de recherche et nos plateaux techniques de pointe et un très fort engagement dans la la recherche clinique dans laquelle notre groupe hospitalo-universitaire est un acteur majeur.
La dimension universitaire se traduit également par l'accueil de 1600 internes et étudiants hospitaliers et plus de 3200 étudiants paramédicaux chaque année.
Rejoignez-nous, nous vous attendons !
Assistant Dentaire - Unité de Consultations et de Soins Ambulatoires maison d'arrêt
Infirmière puéricultrice - adjointe à la directeur(trice) de crèche F/H
Secrétaire Médicale - Médecine de la reproduction F/H