Assistant Service de la formation F/H

Le service de la formation continue assure la gestion de l’ensemble des formations institutionnelles et locales de toutes les catégories de personnels non médicaux du GH Paris Saclay.

Le service de formation continue est intégré à la Direction des Ressources Humaines.

Composition de l’équipe :
- 1 responsable de formation
- 1 responsable adjointe
- 7 assistantes de formation

Particularités du poste :

Une mobilité géographique sur les sites du Groupe Hospitalier Paris Saclay – en particulier Paul Brousse – sera demandée.

Le bureau de l’assistant de formation sera basé sur Bicêtre ou Paul Brousse.

Lieu d’exercice : Bicêtre / Paul Brousse
Adresse : 78 Rue du Général Leclerc - 94270 Le Kremlin-Bicêtre / 12, avenue Paul Vaillant Couturier – 94800 Villejuif

Assister les Responsables de Formation

Accueillir, informer et orienter le personnel

Gérer les entretiens d’information et d’orientation

Accompagner les agents dans leur parcours de professionnalisation: BC, Validation des Acquis de l'Expérience, Congé Professionnel de formation,Concours

Gérer et suivre les dossiers individuels liés à l’accompagnement des projets personnels ou professionnels

Assurer la gestion administrative des demandes de formation gratuites en local, dans les centres internes et à l’extérieur de l’APHP

Assurer le suivi des actions: inscriptions, convocations, attestations de présence, frais de mission

Assurer le suivi du plan de formation local,tenir à jour la planification des actions et participer aux bilans annuels

Traiter les demandes de formations payantes: inscriptions, saisie dans HR, conventions, règlement des factures d’achat de formation, etc.

Gérer les dossiers des frais de missions des agents avec les gestionnaires paie

Participer à l’accueil des intervenants et des stagiaires, l’installation du matériel nécessaire à la formation, l’ouverture et la fermeture des salles de formation

Vous êtes amené à

Assurer la diffusion de l’information, aider à l’inscription sur le logiciel concours, pour la constitution du dossier pout les concours et promotion professionnelle

Gère la logistique du service

Participer à l’encadrement d’un stagiaire

Particularités du poste

Possibilité demande de Mobilité sur autres sites du GH

PRÉ-REQUIS
Formations et/ou qualifications requises :

- Maîtrise de l'outil informatique, des logiciels : Word et Excel avancé, messagerie Outlook
- Maîtrise du NSI : HR Access formation (à acquérir) et SAP (commandes DA)
- Techniques de communication physique et téléphonique

EXPÉRIENCE REQUISE
- Affectation antérieure dans un service de gestion du personnel souhaitée, ou secrétariat
Connaissances particulières :

- Connaissance des procédures d'achat
- Connaissance de l'institution : organigramme des pôles et des directions fonctionnelles
- Possibilité de suivre la formation d'adaptation à l'emploi : « assistant de formation »

Qualités professionnelles requises :

- Sens de l'accueil et de la communication,
- Esprit d'initiatives, dynamiste et sens des responsabilités
- Rigueur et organisation dans la réalisation des activités
- Capacité à travailler en équipe
- Savoir rendre compte, être polyvalent
- Sens du service public

AVANTAGES LIÉS AU STATUT ET À LA FONCTION

- Prime de service pour les nouveaux stagiaires et titulaires (versée en 2 fois en juin et décembre)

AIDE À L’INSTALLATION ET AU LOGEMENT

- Aide à l’installation verséepar l’AGOSPAP sous conditions de ressources pour les titulaires et CDD sur poste permanent

- Possibilité de logement à tarif préférentiel pour les titulaires

AVANTAGES SOCIAUX

- Remboursement du passe Navigo à 75% et/ou forfait mobilités durables

- Accès au restaurant du personnel à tarifs avantageux

- Place en crèche selon disponibilités

- Stationnement dans l’enceinte de l’hôpital ou à proximité, parking vélos

- Chèques emploi-service CESU AP-HP pour les titulaires et CDD sur poste permanent

- Prestations AGOSPAP : Accès à une offre de loisirs (spectacles, cinémas…) et de vacances à tarifs préférentielset diverses aides financières pour les titulaires et CDD sur poste permanent

- Plateforme HOPTISOINS : tarifs préférentiels chez nos partenaires (vie quotidienne, courses...)

- Supplément Familial de Traitement pour les parents avec enfant à charge

- Accès à une offre de formation continue conséquente

- Accès à l’espace détente : séances de relaxation…