Assistante médico-administrative à 50% au Centre Neuro Cognitif (CNC) F/H

Le DMU Neurosciences est un département médico-universitaire du Groupe Hospitalier Paris Nord – Université de Paris, implanté sur six sites : Lariboisière, Fernand-Widal, Bichat, Beaujon, Saint-Louis et Robert-Debré. Il dispose d’une capacité de 300 lits d’hospitalisation conventionnelle et de 30 places d’hospitalisation partielle, mobilisant 600 personnels non médicaux et 160 personnels médicaux. Son organisation repose sur un parcours patient cohérent et des prises en charge spécialisées en médecine, chirurgie, psychiatrie adulte et pédopsychiatrie. Ses activités s’articulent autour de plusieurs axes stratégiques, notamment les urgences spécialisées, la neurologie, la neurochirurgie, la neuroradiologie interventionnelle, l’ORL, l’ophtalmologie, l’addictologie et la psychiatrie. Le DMU associe une offre de soins de proximité à une expertise spécialisée et à une activité de recherche.

Le Centre de Neurologie Cognitive (CNC), rattaché au service de Neurologie, ORL, CNC et Neurochirurgie du site de Lariboisière, est implanté sur le site Lariboisière–Fernand-Widal depuis juin 2008. Il collabore étroitement avec les services de neurologie et de gériatrie de son territoire, ainsi qu’avec les services de médecine nucléaire, de neuroradiologie et de biochimie. En tant que Centre mémoire de ressources et de recherche (CMRR), il développe également une activité de recherche clinique dans le domaine des troubles cognitifs.

Missions et activités principales

- Assurer le secrétariat des hôpitaux de jour (HDJ) pluridisciplinaires et contribuer à la coordination du parcours de soins des patients, en lien avec la cellule de programmation, les médecins et les services adresseurs.

- Assurer la gestion administrative et organisationnelle des consultations et des hospitalisations de jour en neurologie, ainsi que la coordination des prises en charge spécifiques et des examens complémentaires.

- Participer à l’accueil téléphonique et physique des patients, gérer les appels et les communications, organiser et programmer les rendez-vous, assurer le suivi et le classement des dossiers patients, recueillir l’historique des prises en charge et traiter les demandes de communication de dossiers médicaux. Contribuer aux échanges entre l’hôpital et les professionnels de santé de ville.

- Gestion et suivi des dossiers médicaux: Identifier les patients concernés par les prises en charge en hospitalisation de jour au cours de la semaine précédente. Examiner les comptes rendus médicaux afin de repérer les documents complémentaires nécessaires à la constitution des dossiers (comptes rendus d’hospitalisation, de consultation et documents de suivi).

- Vérifier la présence d’une autorisation signée par le patient permettant la demande de documents médicaux. En l’absence de cette autorisation, contacter le patient ou son aidant afin de l’obtenir. Une fois l’autorisation recueillie, solliciter les services concernés, assurer la récupération et l’intégration des documents dans le dossier patient, puis tenir à jour les outils de suivi de l’activité.

- Travailler en collaboration avec les équipes médicales, paramédicales et administratives ainsi qu’avec les autres assistantes médico-administratives afin de garantir la continuité du secrétariat. Assurer le remplacement des collègues, notamment à l’accueil, en cas d’absence.

- Assurer le tri du courrier, le suivi des demandes de dossiers auprès des archives, la gestion des commandes et des stocks de fournitures et d’équipements. Participer à l’organisation des espaces de consultation selon les plannings des professionnels de santé et contribuer à la programmation des interventions nécessaires à la réparation des matériels et équipements du service.

Le poste requiert une expérience en secrétariat médico-administratif et une bonne connaissance du fonctionnement des structures hospitalières, des réglementations en vigueur et du respect du secret médical. La maîtrise de l'orthographe, de la terminologie médicale, de la prise de notes, de la synthèse et de la mise en forme de documents administratifs est indispensable.
Le candidat doit maîtriser les outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) et les logiciels institutionnels, notamment Orbis, Middlecare, Chronos, Ortif, Gilda, PMSI, CCAM et Aghate. La maîtrise de la dictée numérique (Vocal Team), des logiciels de demande d'intervention et de la frappe sur clavier AZERTY est également attendue.
Le poste est accessible aux titulaires d'un diplôme de secrétaire médicale, d'un baccalauréat en sciences médico-sociales ou d'un diplôme spécialisé complété, le cas échéant, par un BTS en secrétariat ou dans le domaine médical. Le concours interne de l'AP-HP constitue également une voie d'accès. Une expérience professionnelle dans le domaine est souhaitée.
Le candidat doit faire preuve de rigueur, d'organisation, de ponctualité, d'assiduité et d'un sens aigu des responsabilités. Le sens de l'accueil, l'écoute, la qualité de communication et la capacité à travailler en équipe et en réseau sont essentiels.
Le poste nécessite également de bonnes capacités d'analyse afin d'identifier les besoins, de résoudre les difficultés et de proposer des solutions adaptées. Dynamisme, disponibilité, esprit d'initiative, maîtrise de soi et capacité d'adaptation sont attendus pour gérer une charge de travail diversifiée, planifier les activités et faire face aux changements. Enfin, une volonté de se former et d'évoluer professionnellement est indispensable.

- Primes de service réservées aux nouveaux stagiaires et titulaires (versée en juin et décembre)

- Supplément Familial de traitement pour les parents avec enfant(s) à charge

- Accès à une offre de formation continue conséquente

- Remboursement à 75% des transports en commun ou forfait mobilité

- Places place en crèche disponibles (politique de zéro refus)

- Accès au restaurant du personnel (tarif indexé à l'indice)

- Prestations AGOSPAP (CE) : Accès à une offre de loisirs (spectacles, cinémas…) et de vacances à tarifs préférentiels pour les titulaires et CDD sur poste permanent

- Plateforme HOPTISOINS : tarifs préférentiels chez nos partenaires (vie quotidienne, courses...)

- Chèques emploi-service CESU AP-HP