Assistante de Direction - site Albert-Chenevier

Le groupe hospitalier universitaire (GHU) Henri-Mondor constitue l’un des 6 GHU de l’Assistance Publique – Hôpitaux de Paris (AP-HP). Il regroupe les hôpitaux Henri-Mondor et Albert-Chenevier à Créteil (94), l’hôpital Emile-Roux à Limeil-Brévannes (94), l’hôpital Dupuytren à Draveil (91) et l’hôpital Georges-Clemenceau à Champcueil (91).

Le site de Chenevier est un site spécialisé en rééducation adultes et psychiatrie : il comporte 196 lits SMR adultes, 47 lits de MCO (UGA/addictologie), 80 lits de secteur de psychiatrie, une 1 UDSPI. L’offre de soins a été repensée pour organiser des parcours autour de SMR adultes en aval des spécialités de Mondor, en plus de la psychiatrie de secteur. Cette offre complète de rééducation, réadaptation et MPR sur le site de Chenevier est le miroir des disciplines aigues de Mondor : Réadaptation cardiaque, Filière cancer en SMR hématologique et oncologique, SMR addictologique, SMR plaies et cicatrisations, Rééducation ostéoarticulaire et neurologique. Cette offre densifie et fluidifie nos filières internes de prise en charge, complétées par une offre de soins palliatifs.

Missions permanentes :

1) Assurer le secrétariat de la direction et assister le directeur du site :

- Accueillir et orienter les personnels et les différents interlocuteurs de la Direction et de la Direction des Ressources Humaines.

- Tenue et mise à jour de l’agenda du directeur du site

- Organisation des réunions pour le directeur du site et suivi logistique

- Assurer le suivi des points abordés en CODIR

- Assurer le tri, l’enregistrement du courrier,

- Assurer la réception des appels téléphoniques

- Assurer la mise à jour de la mallette de garde des cadres de permanence

- Préparation attestations pour la régie : sortie de caisse pour activités thérapeutiques de la psychiatrie et autres services

- Mise en forme des demandes de Collège soignant pour le service de psychiatrie

- Impression photos patients pour les assistantes sociales

- Rappel des gardes Internes/FFI/Séniors chaque semaine par mail

- Logistique chambre de garde des internes

- Gestion des réclamations en lien avec la direction de la qualité et des relations avec les usagers

- Interlocutrice pour UIA, aumôneries, DAC94

2) Assurer en binôme le secrétariat de la DRH sur des sujets précis :

- Dialogue social et relations sociales :

o Organiser, préparer et assurer le suivi des instances locales de dialogue social (FSL) en étroite collaboration avec la responsable des ressources humaines et le service dialogue social du GHU

o Traiter les demandes d’absences syndicales

o Assurer le suivi des mouvements sociaux et de grève

o Réaliser des bilans statistiques liées aux heures syndicales

- Assurer la gestion administrative courante du secrétariat de la DRH, en l’absence de l’assistante DRH afin de garantir la continuité de service

3) Assurer des missions de secrétariat relevant de la direction générale

- Sur des missions ponctuelles ou à définir : appui à certaines directions

Missions ponctuelles ou spécifiques :

- Enregistrement des plaques d’immatriculation des personnels dans le logiciel LAPI

- Participer aux évènements de la DRH et de la Direction (élections professionnelles, commissions de sélection, PEC…)

- Classer et archiver les dossiers

Les missions sont susceptibles d’évoluer en fonction de l’évolution de l’activité du service.

Compétences requises :

- Qualités relationnelles et d'accueil
- Sens de l'organisation
- Rigueur
- Compétences rédactionnelles
- Discrétion professionnelle
- Respect de la confidentialité
- Capacité d'autonomie
- Intérêt pour la polyvalence des tâches
- Diplomatie
- Esprit d'initiative
- Capacité à travailler en équipe

Connaissances associées :

- Bonne connaissance de l'institution et du GHU
- Connaissances du milieu hospitalier et du statut de la fonction publique
- Maîtrise des outils informatiques et bureautiques : Word, Excel, power-point (formation complémentaire possible)
- Connaissance des applications : Gestime – NSI GESTION – SMAX

- Offre diversifiée de restauration (self, food-trucks, cafétéria), de divertissement et activités de bien-être (Espace Bulle à Henri-Mondor, APSAP, Agospap, Médiathèque…)

- Perspectives d’évolution professionnelle, notamment via la formation continue

- Possibilités de places en Crèches (selon disponibilités) et aux centres de loisirs (hors contractuels)

- Possibilité de stationnement gratuit et développement des mobilités douces et durables

- Accompagnement personnalisé des agents durant leur carrière (conseil en ressources humaines, prévention des risques professionnels, santé au travail, service social du personnel, …)