Encadrant(e) des secrétariats de la CAM F/H

L’Hospitalisation à Domicile (HAD) de l’AP-HP est un hôpital de l’Assistance Publique-Hôpitaux de Paris dont la particularité est l’intervention des équipes de soin au domicile des patients, 24h/24 et 7 jours/7.

La Direction des Opérations, des Parcours et du Développementcomprend la cellule d’admission médicalisée, les admissions, la coordination adultes et le service social.

La Cellule d’admission médicalisée (CAM) comprend deux secteurs complémentaires, placés sous la responsabilité de la cadre supérieure de santé :

•Secteur admissions : gestion des dossiers administratifs
•Secteur médicalisé : analyse des demandes d’admission

Ouverture du lundi au vendredi de 8h30 à 17h30, avec une continuité administrative le week-end.

Composition de l’équipe :

•Secteur admissions : 15 secrétaires
•Secteur médicalisé : équipe pluridisciplinaire – médecins praticiens HAD, pédiatre, pharmacien (en rotation), IDE coordinatrice adultes, infirmière ou cadre puéricultrice, cadre de coordination (en rotation) et 4 secrétaires fixes

Missions générales :

➢Organiser l’activité et assurer le management opérationnel de l’équipe de secrétaires de la CAM (19 agents)
➢ Garantir l’efficacité et la qualité des prestations rendues
➢Veiller à l’optimisation des moyens humains et logistiques du secrétariat
➢Assurer le reporting auprès de la cadre supérieure de la CAM et du directeur de la DOPD

Management des ressources humaines :

oEncadrement direct de l’équipe de secrétaires des deux secteurs de la CAM
oRépartition et organisation des ressources humaines en fonction des besoins
oParticipation au recrutement des secrétaires : définition des besoins, entretiens, suivi de l’intégration et accompagnement des nouveaux arrivants
oIdentification des besoins en formation continue et élaboration du plan de formation en lien avec les objectifs du service
oSuivi et évaluation des compétences et des résultats (fiches de poste, entretiens professionnels)
Contrôle qualité
oSupervision de l’ensemble des activités de secrétariat, avec une attention particulière portée à :
▪la tenue du dossier patient
▪le suivi administratif des demandes
▪l’identitovigilance, en collaboration avec les services concernés (facturation / frais de séjour, service social…)
oRespect des procédures et application des bonnes pratiques

Missions spécifiques :

➢Élaborer, mettre à jour et diffuser les procédures de travail de la cellule d’admission
➢Animer la session EDT hebdomadaire au sein des secrétariats
➢Assurer la gestion administrative des recrutements pour l’ensemble de la DOPD
➢Gérer l’enveloppe matérielle et budgétaire de la DOPD, en lien avec la cadre supérieure et le directeur de la DOPD
➢Participer au développement et à la valorisation de l’HAD, notamment par l’amélioration continue des processus et outils administratifs

Repos : week-ends et jours fériés
Télétravail : possible sous conditions
Contraintes spécifiques : travail en équipe pluriprofessionnelle

➢ Connaissance des fonctions de secrétariat en milieu médical / hospitalier
➢ Expérience en management d'équipe appréciée
➢ Maîtriser les outils bureautiques sous Windows (Word, Excel, Outlook)
➢ Connaître les fonctions de secrétariat en milieu médical
➢ Utiliser les logiciels de l'AP-HP (ORBIS, SAP) – pratique appréciée
➢ Animer et mobiliser les équipes autour de projets variés
➢ Organiser et animer des réunions
➢ Fixer des objectifs et évaluer les résultats
➢ Gérer les situations conflictuelles
➢ Analyser, prioriser et anticiper l'activité

Savoir-être
➢ Dynamisme, adaptabilité, disponibilité
➢ Aisance relationnelle, sens de la diplomatie, capacité de négociation et de communication
➢ Méthode, rigueur, esprit d'initiative
➢ Esprit de synthèse et discernement
➢ Sens de l'équité et maîtrise de soi
➢ Respect des procédures et de la hiérarchie
➢ Respect de la confidentialité et du secret professionnel
➢ Appétence pour les thématiques RH, logistiques et administratives

➢Période d’intégration
➢Titres restaurant
➢Remboursement du pass Navigo à 75 %
➢Télétravail possible sous conditions