Secrétaire médicale en Anatomie et Cytologie Pathologiques F/H

L’anatomie et cytologie pathologiques est une spécialité médicale indispensable à la chaîne des soins, elle permet l'établissement du diagnostic des lésions à partir de leur aspect morphologique et du pronostic et contribue à l'orientation thérapeutique. Elle assure également les urgences liées à la discipline. Le service participe à l’enseignement ainsi qu’à la réalisation d’activités de recherche.

Composition de l’équipe de Saint-Louis :

Médicale : 2 PU-PH, 2 MCU-PH, 3 PH, 1 assistant, 6 médecins attachés, 1 PHC, internes

Paramédicale : 32 technicien.ne.s de laboratoire, 5 secrétaires médicales, 2 agents de laboratoire.

Le service est localisé dans le bâtiment Nouveau Saint-Louis au 1er étage (avec ascenseur).

Liaisons Hiérarchiques :

· Directeur des Ressources Humaines / Coordonnateur général des soins / Directeur.trice des soins

· Cadre Paramédical du DMU DREAM T

· Cadre Supérieure de Santé

· Cadre de Santé

Liaisons Fonctionnelles :

· Personnel médical, paramédical et administratif

· Blocs opératoires, unités de soins cliniques, médico-techniques des hôpitaux Lariboisière et Saint-Louis

· Partenaires extérieurs aux hôpitaux

· DMU DREAM

Missions Générales :

La secrétaire médicale assure le suivi et le rendu des résultats d’anatomie cytologie pathologiques aux différents prescripteurs de l’hôpital ou externes à l’hôpital. Elle assure également le classement des archives lié à cette activité.

Missions Permanentes :

- Effectue la saisie des comptes rendus par dactylographie ou l’intégration des comptes rendus réalisés en reconnaissance vocale dans DIAMIC.

- Dactylographie de divers documents : courriers, procédures, protocoles, comptes rendus de réunion.

- Assure le secrétariat téléphonique (réception des appels, prise de message, information sur le suivi des résultats aux prescripteurs).

- Réceptionne des demandes par fax, gestion des réponses à donner.

- Réceptionne, enregistre, transfère aux médecins les lames et les blocs transmis de l’extérieur, organise l’envoi du compte-rendu, le retour des lames et blocs vers les structures extérieures.

- Gère l’enregistrement des demandes d’avis selon les codes en vigueur et contrôle la présence des fiches DIAG-INTER

- Gère l’archivage et le classement des lames des comptes rendus selon les procédures en vigueur.

- Insère les comptes rendus des examens complémentaires et recherches spécifiques (EGFR, KRAS, etc)

Missions Spécifiques :

• Rangement des lames, tri des feuilles de demande d’examen et répartition par médecin.
• Gestion de l’activité des bons de commande extérieurs à transmettre au service des Traitements externes de l’hôpital Saint-Louis (récapitulatif mensuel, photocopie à transmettre annotée de l’activité pour chaque patient).
  Tableaux récapitulatifs de l’activité des extemporanés.
  Gestion des plannings des Médecins dans le logiciel MEDTIME

La liste des missions peut évoluer si l’organisation le nécessite.

QUALITE PROFESSIONNELLES
• Utiliser les principaux logiciels tels que Word, Excel, Powerpoint.
• Utiliser internet et intranet / messagerie Outlook.
• Capacité à renseigner efficacement les interlocuteurs et à orienter les appels en fonction des demandes.
• Capacité à hiérarchiser les activités du secrétariat et à organiser son travail.
• Capacité à prendre des notes rapidement et à élaborer un compte rendu de réunion.
• Capacité à organiser l’archivage des comptes rendus et des documents associés.
• Aptitude à travailler avec l’ensemble de l’équipe médicale et paramédicale.
• Capacité d’adaptation , rigueur, secret professionnel
• Sens de la hiérarchie

COMPETENCES ATTENDUES
Connaissances générales :
Droit hospitalier et droit du patient, de la législation des archives hospitalières et de la gestion des dossiers médicaux, de la législation relative à la communication des comptes rendus .
Connaissance de l’organisation et du fonctionnement interne de l’établissement.
 Connaissances approfondies
Vocabulaire médical en rapport avec la discipline.
Maîtrise de l’outil informatique (bureautique : Word, Excel, Power Point.).
Maîtrise de l’orthographe et de la grammaire.
Utilisation du logiciel DIAMIC spécifique aux laboratoires d’anatomie pathologique

Baccalauréat SMS
Concours AMA

AVANTAGES
· Self, politique sociale attractive (tarifs avantageux sur les loisirs, vacances…)

· Remboursement à 75% du titre de transport

· Plateforme « Hoptisoins » : tarifs préférentiels chez nos partenaires (vie quotidienne, courses…)

· Espace de détente dédié au personnel « Bulle » : activités sportives et culturelles gratuites variées (yoga, pilates, boxe, etc.), salle de repos en libre accès, etc.

· Possibilité d’évolution, de promotion professionnelle et de formation au sein du GHU.