Assistant(e) de direction F/H

Le service facturier (SFACT), opérationnel depuis 2011 et pleinement déployé depuis le 1er janvier 2017, associe les compétences respectives de l’ordonnateur et du comptable pour traiter, contrôler et payer les factures transmises par le fournisseur.

Le SFACT est un service commun de la DSFP (Direction Spécialisée des Finances Publiques, DGFiP) et de l’AP-HP. Service de 100 agents placé sous la responsabilité fonctionnelle de la DSFP, le pilotage du SFACT est assuré conjointement par le directeur de la DSFP et le directeur économique, financier, de l’investissement et du patrimoine (DEFIP) de l’AP-HP.

Dans un environnement dématérialisé et partagé avec l’ordonnateur (SAP), le SFACT assure le traitement de l’ensemble des dépenses de l’AP-HP (investissement et fonctionnement) à l’exception de celles des régies et de la paie, en s’appuyant sur des procédures de contrôle sélectif (Contrôle Hiérarchisé de la Dépense, Contrôle Allégé Partenarial).

L’activité du SFACT est répartie en 9 pôles :

- Pôles de factures hors travaux

- Pôle de Validation des demandes de mise en paiement hors travaux

- Pôle Factures de travaux

- Pôle Fournisseurs

- Pôle Support

L’équipe de direction dispose d’un(e) assistant(e) de direction, de la Directrice du SFACT de grade AFIPA DGFIP, et d’un Adjoint relevant de la Fonction Publique Hospitalière (poste à pourvoir) ainsi que de 8 cadres de pôles.

Mission générale :

L’assistant(e) de direction participe au bon fonctionnement administratif et organisationnel du SFACT. Il (elle) accueille les interlocuteurs, gère les appels et les courriels, assure la rédaction et le suivi des documents administratifs. Il (elle) participe à l’organisation des agendas, des réunions, et au classement des dossiers, tout en facilitant la communication et la coordination entre différents interlocuteurs. Il (elle) assure la gestion logistique pour le service. Il (elle) assure également le rôle de référent RH, en appui de l’adjoint du SFACT. Enfin, il (elle) suit l’avancement du plan de contrôle interne pour le SFACT, en lien avec le pôle support.

Missions détaillées :

· Activités :

· Gestion de l’agenda : planification et organisation des rendez-vous, réunions et éventuels déplacements de la directrice et de son adjoint. Programmation des rendez-vous via les secrétariats de direction de l’AP-HP et de la DSFP ;

· Communication : traitement des correspondances, compte-rendus de réunion, courriels et autres documents administratifs ;

· Interface avec les partenaires : accueil des visiteurs et gestion de la communication avec les partenaires de la DSFP (accueil physique et téléphonique) ;

· Gestion des dossiers et des courriers : constitution et mise à jour des dossiers direction, classement, archivage, suivi des documents confidentiels et sensibles traités par la direction ;

· Référent RH : appui gestion des ressources humaines (Gestime, dossiers – évaluation - renouvellement de contrats – questions RH, formation...)

· Organisation d’évènements : événements internes, tels que Copil ou réunions d’équipes, en coordination avec la logistique ;

· Maîtrise des risques : enregistrement dans l’applicatif dédié des contrôles internes annuels du service, suivi du planning prévisionnel et des réalisations ;

· Logistique : gestion des stocks de fournitures, matériels nécessaires au fonctionnement du SFACT (inventaire, suivi, contrôle, commandes)

COMPETENCES REQUISES

SAVOIR FAIRE
- Accueil et orientation des personnes
- Élaboration, adaptation et optimisation des planning de travail, rendez-vous, visites
- Identification des informations communicables à autrui au regard du secret professionnel
- Organisation et classement des données, informations, documents de diverses natures
- Maîtrise des outils bureautiques (traitement de texte, tableur, présentations, …)
- Définition/adaptation et utilisation des plans de classement et d'archivage
- Expression orale
CONNAISSANCES ASSOCIEES
- Accueil téléphonique
- Organisation administrative et relations interpersonnelles
- Secrétariat
SAVOIR ETRE
- Organisation dans la réalisation des diverses tâches au quotidien,
- Adaptabilité, réactivité,
- Aisance relationnelle, en communication (orale et écrite)
- Discrétion et respect du secret professionnel
PRE-REQUIS
- Expérience secrétariat, gestion ou autre domaine pertinent au regard du poste proposé
- Usage outils bureautiques

Une procédure d’intégration avec dispositif de tutorat et parcours de formation adapté;

15 jours de RTT avec un horaire en 7h30, en plus des 25 jours de congés;

TL possible en fonction de la mission

75 % du NAVIGO remboursé

Accès aux activités sociales et culturelles de l’AGOSPAP (sorties culturelles, voyages, centres de loisirs …) et aux réductions de HOPTISOINS

Pour les enfants, crèches internes et possibilité de bénéficier du supplément familial de traitement.