Secrétaire médical - Biologie de la reproduction F/H

Les équipes du Service de Biologie de la Reproduction (BDR) CECOS et du Service de Médecine de la Reproduction et de Préservation de la Fertilité (MREPF) travaillent conjointement.

Cette association de la Clinique et de la Biologie permet d’offrir aux patients des parcours qualitatifs d’assistance médicale à la procréation, de préservation de la fertilité, de traitement des problématiques de fertilité et de dons de gamètes. Enfin, ce Service fait partie de l’un des 6 centres de Diagnostic Préimplantatoire existant en France.

Composition de l’équipe :

Chef de Service, Responsables d’Unités, Médecins, Biologistes, Cadre de Santé, Sages-femmes, Infirmières, Techniciens de Laboratoire, Aides-soignantes, Psychologue, Conseillères en génétique et Secrétaires médicales.

Accueil, information et prise de rendez-vous en présentiel et à distance

Gestion du dossier patient papier et informatique : préparation et transmission des documents requis préalablement à la prise en charge, réception numérisation et enregistrement des résultats d’examens, vérification de la complétude des renseignements et pièces disponibles, dans les logiciels dédiés

Réalisation et suivi des étapes administratives nécessaires à la prise en charge d’un patient un autre service au cours de son parcours, en lien avec les équipes du ou des service concernée

Saisie, mise en forme, traitement, diffusion et archivage de documents

Codage des données d’activité du service BDR/CECOS

Suivi, actualisation et attestation du système de management de la qualité du Laboratoire

Gestion des demandes urgentes et non urgentes adressées par les médecins/biologistes du centre ou de l’extérieur

Organisation des staffs, réunions de concertation pluridisciplinaires et/ou événements en fonction de l’organisation du service ;

Gestion des consultations des biologistes du service

Gestion du planning des rendez-vous d’autoconservations masculines, des donneurs de spermatozoïdes, des export/import de gamètes ou embryons en lien avec l’équipe du laboratoire

Gestion du planning des biopsies testiculaires en lien avec l’équipe d’andrologie

Gestion des relances de cryoconservation

Récupération, tri et distribution du courrier postal du service en roulement avec les autres secrétaires du centre

Reproduction des dossiers médicaux

Prérequis :
-Baccalauréat Science médico-sociale, Baccalauréat spécialisé complété par un BTS dans le domaine médical ou du secrétariat
- Expérience antérieure dans le domaine du secrétariat médical
- Anglais : niveau A2 ou supérieur apprécié

Savoir-faire :
- Renseigner les interlocuteurs
- Utiliser des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook), applicatifs métiers (Orbis, Medifirst, LORAH) et internet/intranet
- Filtrer et orienter des appels téléphoniques et demandes internes et externes
- Définir et gérer des priorités
- Adapter son comportement et sa pratique professionnelle à la situation
- Adapter sa communication orale et gestuelle en fonction des interloculeurs
- Résoudre des situations conflictuelles
- Prendre rapidement des notes
- Maîtriser la langue française (syntaxe, orthographe et grammaire)

Savoir-être :
Capacité relationnelle
- Respect strict de la confidentialité et discrétion
- Rigueur et sens de l'organisation
- Adaptabilité
- Disponibilité
- Capacité d'anticipation et polyvalence (travail varié avec des acteurs diversifiés)
- Esprit d'équipe (remplacements, en cas de nécessité, au sein des secrétariats du Service)
- Assiduité
- Ponctualité

Avantages liés au statut et à la fonction :

- Prime de service pour les nouveaux stagiaires et titulaires (versée en 2 fois en juin et décembre)

Aide à l'installation et au logement :

- Aide à l’installationversée par l’AGOSPAP sous conditions de ressources) pour les titulaires et CDD sur poste permanent

- Possibilité de logement à tarif préférentiel pour les titulaires

Avantages sociaux :

- Remboursement du pass Navigo à 75% et/ou forfait mobilités durables

- Accès au restaurant du personnel à tarifs avantageux

- Place en crèche selon disponibilités

- Stationnement dans l’enceinte de l’hôpital ou à proximité, parking vélos

- Chèques emploi-service CESU AP-HP pour les titulaires et CDD sur poste permanent

- Prestations AGOSPAP : Accès à une offre de loisirs (spectacles, cinémas…) et de vacances à tarifs préférentiels ainsi que diverses aides financières pour les titulaires et CDD sur poste permanent

- Plateforme HOPTISOINS : tarifs préférentiels chez nos partenaires (vie quotidienne, courses...)

- Supplément Familial de Traitement pour les parents avec enfant à charge

- Accès à une offre de formation continue conséquente

- Accès à l’espace détente