Secrétaire médical - Pédiatrie générale F/H

Sur le site de l’hôpital Antoine Béclère, le service de pédiatrie générale se découpe de la manière suivante : une unité d’accueil
des urgences pédiatriques (30 000 admissions par an, 6 lits d’UHCD), une unité d’hospitalisation complète (27 lits dont 4 lits de
soins intensifs pédiatriques, 23 lits de pédiatrie générale), une hospitalisation complète de pédiatrie néonatale (12 lits), une
unité d’hospitalisation de jour (4 places), et un plateau de consultation pédiatrique. Il comprend également un centre de
référence maladies rares (Maladies du métabolisme hépatique), un centre de compétence (syndromes drépanocytaires
majeures et autres pathologies rares du globule rouge et de l'érythropoïèse) et une unité d’accueil pédiatrique des enfants en
danger (UAPED 92).

Composition de l’équipe :
- Equipe médicale (médecins séniors et internes)
- Equipe paramédicale (infirmier, puériculteur, aide-soignant, auxiliaire de puériculture, psychologue, cadre)
- Equipe administrative (assistant médico-administratif, éducateur, animateur)

- Secrétariat du chef de service : gestion de son agenda, assistance à la gestion de l’activité d’organisation
du service, assistance pour la gestion des plannings et des congés.
- Accueil physique et téléphonique des patients, familles et interlocuteurs du service.
- Gestion des mails.
- Frappe et/ou mise en forme des comptes-rendus d’hospitalisation et de consultation.
- Frappe de documents administratifs divers (certificats, ordonnances).
- Gestion et alimentation du dossier médical informatisé avec numérisation de documents.
- Reproduction des dossiers médicaux lors des demandes des familles après vérification des documents obligatoires.
- Organisation des activités universitaires des hospitalo-universitaires du service : enseignements facultaires, accueil
des étudiants dans le service (étudiants hospitaliers et internes).
- Gestion logistique de réunions, congrès et évènements.
- Accueil des externes et des internes.
- Appui administratif à l’équipe paramédicale.
- Soutien à la gestion de la communication interne dans le service.

Missions spécifiques :

- Mise à jour de protocoles.
- Mise à jour de BASINS.

Particularités du poste :

- Travail en binôme avec une autre secrétaire médicale. Relais et entraide avec 2 autres secrétaires médicales (1 pour l’hôpital de jour, 1 pour les consultations pédiatriques).

PRÉ-REQUIS :

- Connaissances de l'environnement médical
- Baccalauréat F8, SMS, général complété par un BTS dans le domaine médical du secrétariat
- Formation/titre professionnel de secrétariat médical
- Anglais : niveau A2 ou supérieur apprécié

EXPÉRIENCE REQUISE :

- Expérience antérieure dans le domaine du secrétariat médical

COMPÉTENCES REQUISES :

- Renseigner les interlocuteurs
- Utiliser des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook), applicatifs métiers et internet/intranet
- Filtrer et orienter des appels téléphoniques et demandes internes et externes
- Transmettre les informations
- Définir et gérer des priorités
- Adapter son comportement et sa pratique professionnelle à la situation
- Résoudre des situations conflictuelles
- Prendre rapidement des notes
- Maîtriser la langue française (syntaxe, orthographe et grammaire)

SAVOIRS ETRE :

- Capacité relationnelle (empathie, bienveillance, amabilité)
- Respect strict de la confidentialité et discrétion
- Rigueur et sens de l'organisation
- Adaptabilité
- Disponibilité
- Capacité d'anticipation et polyvalence (travail varié avec des acteurs diversifiés)
- Esprit d'équipe, entraide (remplacements, en cas de nécessité, au sein des secrétariats du Service)
- Ponctualité

Les avantages de l'AP-HP :

Avantages liés au statut et à la fonction :

- Prime de service pour les nouveaux stagiaires et titulaires (versée en 2 fois en juin et décembre)

Aide à l'installation et au logement :

- Aide à l’installation par l’AGOSPAP sous conditions de ressources pour les titulaires et CDD sur poste permanent

- Possibilité de logement à tarif préférentiel pour les titulaires

Avantages sociaux :

- Remboursement du pass Navigo à 75% et/ou forfait mobilités durables

- Accès au restaurant du personnel à tarifs avantageux

- Place en crèche selon disponibilités

- Stationnement dans l’enceinte de l’hôpital ou à proximité, parking vélos

- Chèques emploi-service CESU AP-HP pour les titulaires et CDD sur poste permanent

- Prestations AGOSPAP : Accès à une offre de loisirs et de vacances à tarifs préférentiels ainsi que diverses aides financières pour les titulaires et CDD sur poste permanent

- Plateforme HOPTISOINS : tarifs préférentiels chez nos partenaires

- Supplément Familial de Traitement pour les parents avec enfant à charge

- Accès à une offre de formation continue conséquente

- Accès à l’espace détente LE COSY