Secrétaire médical - Obstétrique & Cellule de Transfert F/H

Au sein du service de Gynécologie-Obstétrique, l’Unité d’Obstétrique (Maternité de type III) assure, d’une part, une activité de consultations de médecine foetale, d’exploration fonctionnelle, d’échographie et de suivi des grossesses pathologiques et physiologiques.

D’autre part, l’Unité est également composée de lits d’hospitalisation de jour et d’hospitalisation complète, permettant d’accueillir des patientes dont la grossesse est considérée à haut risque (GHR), ainsi que celles en Suites de couches.

Par ailleurs, la Maternité accueille aussi en son sein la Cellule de transfert in utero (CTIU) dont l’équipe régule l’ensemble des transferts entre établissements d’Ile-de-France, afin de garantir aux patientes et à leurs enfants à naître un niveau de prise en charge adapté.

Le poste proposé est dédié à 50% au secrétariat de l’Unité de médecine foetale et à 50% à celui de la CTIU.

Composition de l’équipe :

Chef de Service, Médecins, Coordonnateur en Maïeutique, Cadres Sage-femmes et de Santé, Sage-femmes, Conseillères en génétique, Infirmières,Aides-soignantes, Auxiliaires de puériculture, Brancardiers, Psychologues, Assistantes sociales et Secrétaires médicales

- Accueil, information et prise de rendez-vous en présentiel et à distance (mails, interface intranet dédiée « LORAH », téléphone)

- Gestion du dossier patient : préparation et transmission des documents requis préalablement à la prise en charge, réception et numérisation des résultats d’examens, vérification de la complétude des renseignements et pièces disponibles dans les logiciels dédiés, suivi des issues de la prise en charge lorsque requis

- Réalisation et suivi des étapes administratives nécessaires à la prise en charge d’un(e) patient(e) dans une autre Unité au cours de son parcours, en lien avec les équipes de la ou des Unité(s) concernée(s) ;

- Saisie, mise en forme, traitement, diffusion et archivage de documents (courriers, compte-rendu médicaux…)

- Codage des données d’activité médicale en fonction de l’organisation de l’Unité

- Gestion des demandes adressées par les médecins et sage-femmes auxquels la secrétaire est rattachée

- Organisation des staffs, réunions de concertation pluridisciplinaires et/ou événements en fonction de l’organisation de l’Unité

- Formation des stagiaires

- Reproduction des dossiers médicaux

Prérequis :
- Titulaire du Baccalauréat ST2S / Bac + 2
- Connaissance de l'environnement médical

Savoir-faire :
Renseigner les interlocuteurs
- Utiliser des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook), applicatifs métiers et internet/intranet
- Filtrer et orienter des appels téléphoniques et demandes internes et externes ;
- Définir et gérer des priorités
- Adapter son comportement et sa pratique professionnelle à la situation
- Résoudre des situations conflictuelles
- Prendre rapidement des notes
- Maîtriser la langue française (syntaxe, orthographe et grammaire)

Savoir-être :
Capacité relationnelle
- Empathie et bienveillance
- Respect strict de la confidentialité et discrétion
- Rigueur, sens de l'organisation et capacité d'anticipation
- Esprit d'équipe (remplacements, en cas de nécessité, au sein des secrétariats du Service)
- Adaptabilité et polyvalence (travail varié avec des acteurs diversifiés)
- Disponibilité
- Ponctualité

Avantages liés au statut et à la fonction :

- Prime de service pour les nouveaux stagiaires et titulaires (versée en 2 fois en juin et décembre)

Aide à l'installation et au logement :

- Aide à l’installation versée par l’AGOSPAP sous conditions de ressources pour les titulaires et CDD sur poste permanent

- Possibilité de logement à tarif préférentiel pour les titulaires

Avantages sociaux :

- Remboursement duPass Navigo à 75% et/ou forfait mobilités durables

- Accès au restaurant du personnel à tarifs avantageux

- Place en crèche selon disponibilités

- Stationnement dans l’enceinte de l’hôpital ou à proximité, parking vélos

- Chèques emploi-service CESU AP-HP pour les titulaires et CDD sur poste permanent

- Prestations AGOSPAP : Accès à une offre de loisirs (spectacles, cinémas…) et de vacances à tarifs préférentielsainsi que diverses aides financières pour les titulaires et CDD sur poste permanent

- Plateforme HOPTISOINS : tarifs préférentiels chez nos partenaires (vie quotidienne, courses...)

- Supplément Familial de Traitement pour les parents avec enfant à charge

- Accès à une offre de formation continue conséquente

- Accès à l’espace détente