Assistante de direction / Chargé(e) des relations sociales F/H

Composition de l’équipe

- Direction générale du GHU

- Ensemble des directions fonctionnelles du GHU

- Direction du site de Louis Mourier

- Direction des soins et des activités paramédicales du site de Louis Mourier

- Direction des ressources humaines du site du Louis Mourier

Liaisons hiérarchiques

Directeur du Site Louis Mourier

Direction des soins et des activités paramédicales du site

Direction des ressources humaines

Liaisons Fonctionnelles

- Direction générale du GHU

- Directions fonctionnelles du GHU

- Exécutifs des pôles du GHU

- Services de soins, médico-techniques et administratifs du GHU

- Organisations syndicales et représentants des usagers

- Les partenaires du GHU

Missions générales

Assurer le secrétariat du Directeur de site, de la direction des ressources humaines, de la direction des soins et des activités paramédicales, de la direction des opérations et de la direction de la qualité et des usagers.

Assurer les missions de chargé (e) des relations sociales, ce qui implique de préparer les formations spécialisées en santé, sécurité et conditions de travail (F3SCT), de suivre les demandes des organisations syndicales, de traiter les mandats syndicaux, d’aider la direction dans l’ensemble des sujets relatifs aux organisations syndicales, de gérer le versant administratif en lien avec les grèves (préparation des assignations, publication des tableaux, recensement des grévistes) et de faire le lien avec le siège de l’APHP pour remonter les statistiques relatives aux relations sociales.

Missions permanentes

- Accueil des personnels et visiteurs

- Réception et filtrage des appels téléphoniques

- Transmission des informations aux différents services

- Réception et redistribution du courrier postal

- Gestion des mails

- Classement et archivage, commandes fournitures de bureau

- Gestion des agendas et prise des rendez-vous

- Organisation de réunions

- Organisation du Comité de Direction (CODIR) Hebdomadaire et rédaction du compte-rendu

- Organisation du Bureau Exécutif (BEX) mensuel et rédaction du compte-rendu

- Organisation de réunions d’encadrement et rédaction de comptes-rendus

- Gestion et intendance des salles de réunion du site et des véhicules de direction

- Traitement et mise en forme de documents, rapports et courrier

- Suppléance de l’autre assistante de direction, dans le cadre d’un secrétariat mutualisé. Cela implique de se coordonner pour les congés. Cela implique également une polyvalence sur l’ensemble des fonctions entre les deux assistantes de direction.

Missions ponctuelles ou spécifiques lorsque nécessaire

- Collaboration avec la Chargée des Usagers (accueil et boite mails)

- Collaboration avec la chargée des Conditions de travail, (en cas de grèves)

- Collaboration avec la Chargée de la Communication, (dans le cadre de l’évènementiel)

- Collaboration avec le responsable de la Qualité (dans le cadre de la Certification)

- Collaboration avec le responsable de la gestion des remplacements

- Collaboration avec le responsable de la coordination des stagiaires métiers du soin

Savoir-faire requis
- Rigueur, méthode et sens de l'organisation (priorisation des tâches, classement)
- Sens de l'accueil, de la communication et du dialogue
- Disponibilité et sens de la diplomatie
- Capacité à transmettre des informations
- Goût pour le travail en équipe
- Capacité rédactionnelle et esprit de synthèse
- Sens de l'initiative
- Discrétion et respect du secret professionnel

Connaissances associées
- Maitrise de Word, Excel et Power-Point
Expérience professionnelle souhaitée
- Expérience de secrétariat administratif et/ou médical
- Connaissance du milieu hospitalier et de l'APHP

AVANTAGES SOCIAUX

● Remboursement partiel des transports en commun à 75 % ou forfait mobilité
● Possibilité de parking
● Places en crèche disponibles (politique de zéro refus)
● Accès au restaurant du personnel (tarif indexé à l'indice)
● Prestations AGOSPAP (CE) : Accès à une offre de loisirs (spectacles, cinémas…) et de vacances à tarifs préférentiels pour les titulaires et CDD sur poste permanent

● Plateforme HOPTISOINS : tarifs préférentiels chez nos partenaires (vie quotidienne, courses...)
● Chèques emploi-service CESU AP-HP