Secrétaire de programmation en HDJ Maladies infectieuses et tropicales à mi-temps 50% F/H

Site concerné: Saint Antoine

Serviceconcerné : Maladies Infectieuses et Tropicales

Le Département Médico-Universitaire 3iD est spécialisé dans la filière des patients atteints de pathologies Immunologiques, Infectieuses, Inflammatoires et Dermatologiques. L’offre de soins du DMU 3iD comporte 435 lits et places. 139 PM et 715 PNM contribuent à la prise en charge des malades. Les spécialités du DMU 3iD sont: Médecine Interne et Immunologie, Maladies Infectieuses et Tropicales, Rhumatologie, Dermato-Allergologie, centres d’évaluation et de traitement de la douleur ainsi que la consultation PASS et l’UNISS pour la prise en charge des patients sourds.

SERVICE: MALADIES INFECTIEUSES ET TROPICALES

PRESENTATION

Le Service des Maladies Infectieuses et Tropicales de l'hôpital Saint-Antoine est composé de différents secteurs:

1. Hospitalisation conventionnelle (36 lits) avec une équipe mobile d’infectiologie,

2. Secteur Ambulatoire: HDJ / consultations : 3 places d’HDJ, une consultation de pathologies infectieuses (dont le VIH et les hépatites virales), un centre de vaccinations internationales, une consultation de conseils aux voyageurs et un CEGIDD (centre de dépistage avec accès à la PREP)

3. Recherche clinique : études de cohorte et essais cliniques thérapeutiques et vaccinaux dans les domaines de la bactériologie, du VIH, des hépatites virales

ACTIVITES ET COMPETENCES REQUISES

MISSIONS GENERALES

- Organisation et programmation des hôpitaux de jour en lien avec l’aide-soignante de coordination des HDJ.

- Codage de l’activité

MISSIONS PERMANENTES

- Vérification que l’ensemble des items des demandes d’examens soient complétés

- Programmation des rendez-vous pour l’hôpital de jour :

- Organiser les rendez-vous sur le logiciel ORBIS qu’ils soient sur site ou dans le GH (gynécologie, proctologie, diététique, etc…)

- Faxer les demandes de certains examens (échographie, ophtalmologie, examens cardiologiques, etc…)

- Editer le dernier CR de consultation médicale pour le médecin spécialiste

- Gestion téléphonique (patients, plateaux techniques, médecins…)

- Accueil physique des patients, vérification des documents administratifs

- Gestion de l’envoi des courriers de convocations pour l’hôpital de jour (convocations, demande de pré-admission)

- Rappel des patients en amont du rendez-vous

- Création des pré-admissions / admissions en hôpital de jour

- Scannage des documents dans le dossier patient ORBIS ou pour le bureau des admissions

- Reprogrammation des rendez-vous si nécessaire

- Gestion de la boîte mail de coordination

- Remplacement de l’AS de coordination en cas d’absence

ACTIVITES COMPLEMENTAIRES

Participation à la démarche d’amélioration de la qualité des soins et déclaration des événements indésirables (osiris)

Participation aux réunions de service

Implication dans les projets du service, du DMU et de l’établissement

COMPOSITION DE L’EQUIPE

- 2 cadres de santé, 4 AMA, 3 psychologues, 1 assistante sociale, 1 secrétaire sociale

- 23 IDE et 18 AS dont 1 secrétaire hospitalière sur le secteur hospitalisation

- 9 IDE et 5 AS sur le secteur ambulatoire

LIAISONS

LIAISONS HIERARCHIQUES

2 cadres de santé, 1 cadre administratif de DMU

LIAISONS PROFESSIONNELLES

- Médecins et infirmiers/aides-soignants du secteur ambulatoire

- Cadres de santé

QUALITES ET SAVOIR FAIRE REQUIS

COMPETENCES REQUISES
- Maîtrise des outils informatiques : ORBIS, DIAMM, GDM
- Maîtrise de la bureautique : internet, intranet de l'AP-HP, Word, Excel, Power Point, Outlook
- Bonne maîtrise des règles orthographiques et grammaticales
- Rédiger et mettre en forme des notes, des documents
- Organiser et prioriser les activités
- Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics
- Adapter son comportement, sa pratique professionnelle à des situations critiques
- Transférer un savoir-faire, une pratique professionnelle

SAVOIR-FAIRE REQUIS
- Connaissance de l'environnement hospitalier
- Connaissance du vocabulaire médical, des droits du patient, de la réglementation de l'archivage
QUALITES PROFESSIONNELLES
- Discrétion
- Sens des responsabilités
- Rigueur
- Sens de l'organisation
- Sens de l'initiative
- Capacité à travailler en équipe pluridisciplinaire
- Sens de la communication
- Disponibilité, assiduité, ponctualité


CONNAISSANCES ASSOCIEES
-

QUOTITE DE TRAVAIL
50%

HORAIRES DE TRAVAIL
HORAIRES : 9h-12h30, 50% de 35 heures hebdomadaires

PRE-REQUIS
Adjoint(e) administratif(ve), assistante(e) médico-administratif(ve) ayant une appétence pour des missions administratives et de l'expérience en milieu hospitalier.

GESTION DE LA PREVENTION DES RISQUES PROFESSIONNELS

FORMATIONS POUR HABILITATION OU ATTESTATION DE COMPETENCE
- Formation AFGSU tous les 4 ans
- Formation incendie
- Formation à l'utilisation des logiciels

SURVEILLANCE MEDICALE

« Selon le calendrier vaccinal en vigueur être à jour des vaccins obligatoires pour les personnels des établissements de santé »
« Le médecin du travail déterminera les modalités de la surveillance médicale nécessaire sur ce poste, modalités auxquelles le titulaire du poste devra se conformer »

CONTACTS
Cadre de santé
Séverine Questel : tel. : 01 86 69 71 27 - mail : severine.questel@aphp.fr
Jessica BA : tel : 01 71 97 02 77 – mail : jessica.ba@aphp.fr

Cadre supérieur
Florence Boudvillain : tel. : 01 49 28 21 68 – mail : florence.boudvillain@aphp.fr

A votre arrivée, voussuivrez un parcours d'intégration auprès de vos futurs collègues.

AVANTAGES LIÉS AU STATUT ET A LA FONCTION

• Primes de service réservées aux nouveaux stagiaires et titulaires (versée en juin et décembre)
• Supplément Familial de traitement pour les parents avec enfant(s) à charge
• Accès à une offre de formation continue conséquente
  
  
  
  AVANTAGES SOCIAUX
• Remboursement partiel des transports en commun ou forfait mobilité
• Accès au restaurant du personnel (tarif indexé à l'indice)
• Prestations AGOSPAP (CE) : Accès à une offre de loisirs (spectacles, cinémas…) et de vacances à tarifs préférentiels pour les titulaires et CDD sur poste permanent
• Plateforme HOPTISOINS : tarifs préférentiels chez nos partenaires (vie quotidienne, courses...)