Assistanat secrétariat - secrétariat F/H

Le Groupe Hospitalo-Universitaire AP-HP.Centre-Université Paris Cité regroupe les hôpitaux Broca-La Collégiale, Cochin-Port-Royal, Corentin-Celton, Hôtel-Dieu, Georges-Pompidou, Necker-Enfants malades, Vaugirard-Gabriel-Pallez et couvre le centre ouest de Paris.
Ses hôpitaux universitaires offrent à tous les âges de la vie, une prise en charge adaptée à toutes les pathologies, des plus simples aux plus complexes.
Il s’est organisé autour de 17 Départements Médico-Universitaires multi sites. Il abrite 101 centres de référence ou de compétence sur les maladies rares. Il est le siège du Samu de Paris.
Ses 18 000 professionnels prennent en charge plus de 1 800 000 patients par an.
Son budget annuel d’exploitation s’élève à plus de 1,9 milliard €.
Rattachées à l’Université de Paris Cité, ses équipes ont développé une approche médicale de haut niveau grâce à la forte synergie entre les unités cliniques, les plateaux techniques de pointe et les unités de recherche qui font du groupe hospitalo-universitaire un acteur majeur de la recherche clinique et fondamentale avec près de 2 200 projets en cours. Sa dimension universitaire se traduit aussi par l’accueil de plus de 1500 internes et étudiants hospitaliers et 3500 étudiants paramédicaux chaque année.
La Direction du GHU située à l'hôpital Necker s'appuie sur un cabinet composé d'une directrice, d'une responsable des projets transversaux et santé publique et de deux assistants de direction (dont le poste à pourvoir).

Missions générales
- En lien avec l'assistant du Directeur général, l’assistant(e) de direction assure le secrétariat du secrétariat du Directeur général Adjoint et de la Secrétaire Générale.
- Il/elle travaille en interface avec les Directions de site et les Direction fonctionnelles du GHU ainsi qu’avec la Présidente de la CMEL, le secrétariat de la Doyenne et les exécutifs de DMU.

Missions permanentes
- Gestion des agendas / prise de rendez-vous / programmation de réunion ;
- Accueil physique et téléphonique ;
- Gestion et suivi du courrier et des messageries (enregistrement, traitement, dispatching en fonction des sujets)
- Relecture et mise en forme de courrier ;
- Gestion documentaire et archivage électronique ;
- Suivi des congés du Directeur Général Adjoint et de la Secrétaire Générale ;
- Logistique restauration ;
- Contribution à la continuité de service au sein de l’équipe d’assistanat (polyvalence et entraide).

Missions en collaboration avec l’assistant du Directeur Général du GHU.Centre
- Gestion administrative des commandes (fournitures, prestations, gerbes commémoratives)
- Appui logistique à l’organisation d’évènements institutionnels, notamment les séminaires
- Suivi du tableau des congés de l’ensemble du Codir Elargi
- Participation au Codir Elargi

Avec une expérience professionnelle de minimum 2 ans sur un poste similaire d'assistant(e) de direction, vous disposez :
- Parfaite maitrise des outils bureautiques classiques et des agendas (Outlook) et outils collaboratifs (team's)
- Sens des priorités, de l'organisation, rigueur
- Disponibilité
- Confidentialité
- Connaissance de l'institution serait un plus

- Self, politique sociale attractive (tarifs avantageux sur les loisirs, vacances…)
- Remboursement à 75% du titre de transport
- Plateforme « Hoptisoins »: tarifs préférentiels chez nos partenaires (vie quotidienne, courses…)
- Espace de détente dédié au personnel « Bulle » : activités sportives et culturelles gratuites variées (yoga, pilates, boxe…), salle de repos en libre accès…