Secrétaire médical(e) AMA - ADA en Chirurgie digestive F/H

Le service de chirurgie digestive est intégré au DMU hématologie-cancérologie et spécialités médico-chirurgicales sur le site de l’HEGP et participe à l’Institut Carpem.

L'équipe travaille en collaboration avec les autres services du DMU d’hématologie-cancérologie de l’Hôpital Européen Georges Pompidou : l’urologie, la gynécologie, la chirurgie plastique, l’oncologie digestive, l'oncologie médicale,la radiothérapie-oncologique, l’hépato-gastro-entérologie et l’endoscopie.

Situé au 5ème étage pôles A et B, il se compose de 49 lits d’hospitalisation conventionnelle répartis sur 3 unités (A15, A19, B21)

Composition de l’équipe :

Médicale :

1 chef de service (PUPH), 1 PUPH, 1 MCUPH, 2 PH, 4 CCA, 6 internes

Paramédicale :

1 cadre supérieur de santé, 2 cadres de santé, 40 ETP infirmiers, 20 aides-soignant(e)s, 5 secrétaires médicales

Liaisons hiérarchiques directes(N+1) :

• Coordinatrice des secrétaires médicales
• Cadre supérieur de santé du service
• Cadre de santé de proximité
• Chef de service
• CP DMU
  
  

Liaisons fonctionnelles:

• Equipes médicales et paramédicales des différents secteurs d’hospitalisation, de consultation, bloc 1 et Bloc AmbulatoireEquipes médico-techniques (Radiologie, Endoscopie, Radiothérapie, PTI, ...)
• Equipes médicales, administratives et médico-techniques des autres secteurs intra et hors du DMU du GH
• Equipe des archives centrales
  
  
  

Permanentes :

Assurer le secrétariat de plusieurs praticiens

• Accueil physique et téléphonique des patients, des familles
  Vérification des informations administratives concernant le patient dans le cadre de l’identito-vigilance
• Gestion des consultations de suivi des chirurgiens (préparation des dossiers)
• Planification opératoire et programmation informatique sur DxBloc des patients
• Gestion, traitement et coordination des programmations liées à la prise en charge chirurgicale (planification et programmation des consultations anesthésie, examens radiologiques et endoscopiques)
• Gestion des rendez-vous de consultation et d’hospitalisation (convocation, préadmission)
• Gestion des demandes d'ordonnance, bons de transports, transmission d'informations aux médecins
• Scannage de documents
• Intégration des documents médicaux dans le dossier informatisé du patient
• Gestion des comptes rendus de consultation (saisie, mise en forme, correction, envois et classement)
• Frappe et mise en forme de documents
• Gestion et coordination médico-administrative (gestion des agendas)
• Gestion du courrier postal, fax et mail
• Gestion des listes RCP du service
• Répondre aux diverses demandes du personnel médical et administratif

Ponctuelles :

• Participation à la rédaction de documents relatifs au domaine d’activité
  Gestion du tableau de service des médecins CHRONOS
• Accompagnement pédagogique (formation des stagiaires, accueil et intégration des nouvelles secrétaires)
• Répondre aux demandes des dossiers médicaux
• Toute activité relevant de sa qualification et demandé par le cadre
  
  

ORGANISATION DE TRAVAIL

Remplacement de ses collègues selon une organisation préétablie

Quotité de travail: 100 %

GESTION DE LA PREVENTION DES RISQUES PROFESSIONNELS

Règlement intérieur de l’APHP

Selon le calendrier vaccinal en vigueur être à jour des vaccins obligatoires pour les personnels des établissements de santé.

Le médecin du travail déterminera les modalités de la surveillance médicale nécessaire sur ce poste, modalités auxquelles le titulaire du poste devra se conformer.

Risques professionnels liés à l'activité : Troubles Musculo-Squelettiques

Mesures de prévention prises face à ces risques : formation TMS et Bureautique

QUALITES ET COMPETENCES

Qualités requises :
• Sens du travail en équipe, solidarité
• Ecoute active
• Disponibilité
• Empathie
• Courtoisie, sens des valeurs civiques

Compétences :
• Accueillir et orienter les personnes (patients /public)
• Renseigner dans la mesure de ses compétences et du secret professionnel
• Travailler en équipe / en réseau
• Elaborer, adapter et optimiser le planning de travail, des rendez vous
• Rédiger et mettre en forme des documents de diverses natures
• Utiliser les outils bureautiques, les différents logiciels métiers
• Hiérarchiser les activités selon l'urgence
• S‘exprimer avec professionnalisme auprès d'une ou plusieurs personnes (verbalement de vive voix physiquement ou par téléphone)
• Définir /adapter et utiliser un plan de classement d'archivage, un système de gestion documentaire
• Identifier / analyser des situations d'urgence spécifiques à son domaine de compétence et définir les actions
• Evaluer les pratiques professionnelles dans son domaine de compétence
• Transmettre son savoir professionnel aux stagiaires

DIPLOMES ET OUTILS

Diplômes :
Baccalauréat de préférence spécialisé dans le domaine médical ou du secrétariat
Titre de secrétaire assistant médico-social
Expérience en milieu hospitalier souhaitée

Outils :
• Bureautique (*3)
• Vocabulaire médical (*2)
• Organisation/fonctionnement interne de l'établissement (*2)
• Droits des patients (*2)
• Technique d'accueil téléphonique (*2)
• Techniques de communication internet/intranet (*2)
• Droit hospitalier (*1)

* 1: Connaissances générales 2 : Connaissances détaillées 3 : Connaissances approfondies

• Possibilité de logement temporaire à loyer attractif (soumis à conditions)
• Valorisation financière (primes diverses, intégration des mesures du Ségur de la Santé…)
• Places en crèche disponibles
• Self
• Possibilité de place de parking, politique sociale attractive (tarifs avantageux sur les loisirs, vacances…) (soumis à conditions)
• Remboursement à 75% du titre de transport
• Plateforme «Hoptisoins» : tarifs préférentiels chez nos partenaires (vie quotidienne, courses…)
• Espace de détente dédié au personnel «Bulle»: activités sportives et culturelles gratuites variées (yoga, pilâtes, boxe…), salle de repos en libre accès
• Possibilité d’évolution, de promotion professionnelle et de formation au sein du GHU