ASSISTANTE DE DIRECTION F/H

La Direction des Investissements et des Servies Numériques rassemble, au sein des sept sites du GH APHP. Sorbonne Université, les activités relatives aux domaines d’activité: travaux, maintenance, techniques, sécurité, équipements et biomédicaux, ainsi que du système d’information.

Liaisons hiérarchiques :

- Le Directeur des Investissements en charge de la direction fonctionnelle DISN

- La Directrice des Travaux et de la Maintenance

- Le Directeur Technique

- La Directrice des Grands Opérations

- La Directrice de la Programmation

- Le Directeur de la Sécurité

- L’Adjointe au Directeur de la Sécurité, Ingénieure Sécurité Sanitaire Environnement

- Les Ingénieurs Conducteurs d’Opérations, Maintenance, Sécurité, Sécurité Incendie, Référent Energie,

- La Responsable du Département Administratif et Financier et son Adjointe

MISSIONS GENERALES:

- Assurer le secrétariat des Ingénieurs Conducteurs d’Opérations, de la Directrice des Grandes Opérations, de la Directrice de la Programmation, de la Responsable du Département Administratif et Financier, ainsi que son Adjointe et de l’Adjointe au Directeur de la Sécurité (pour les formations de toute la DISN)

- En l’absence de l’Assistante, assurer le secrétariat de la Directrice des Travaux et de la Maintenance, du Directeur Technique du Site, de l’Ingénieur Maintenance, du Directeur de la Sécurité, de son Adjointe, Ingénieure Sécurité Sanitaire Environnement, des Ingénieurs Sécurité, Sécurité Incendie et du Référent Energie

- En l’absence de l’Assistante, assurer le secrétariat du Directeur de la DISN

MISSIONS PERMANENTES:

- Accueil et orientation des personnes

- Gestion, filtrage et répartition des appels téléphoniques

- Organisation, mise à jour et suivi des rendez-vous / réunions dans les agendas électroniques (Outlook)

- Dactylographie, enregistrement, envoi de courriers, comptes rendus et notes de service

- Tri et répartition du courrier papier/mail reçu

- Classement et archivage (informatique/papier)

- Suivi et mise à jour du tableau prévisionnel des congés de la DISN

- Commandes mensuelles des fournitures de la plate-forme logistique (SAP), réception, rangement et gestion du stock / Commandes auprès des fournisseurs extérieurs (tampons de signature, ouvrages, fournitures de bureaux…), réception, distribution et rangement

- Assure l’organisation, l’inscription et le suivi des formations des agents de la DISN (inscription sur Sharepoint, suivis via HR Access), réservation des salles, envoi des convocations, attestations, etc…

- Prépare les dossiers pour les réunions ou les RDV des directeurs concernés

Missions ponctuelles et spécifiques (liste non exhaustive):

- Préparation des salles de réunions et mise en place des matériels utilisés

LA FORMATION ET/OU LES QUALIFICATIONS REQUISES
- Baccalauréat
- Grade AMA / ACH, via le concours de la fonction publique hospitalière

LES CONNAISSANCES PARTICULIERES REQUISES
- Bonne connaissance du progiciel de Gestion intégré SAP
- Bonne maitrise des outils informatiques et bureautiques

LES QUALITES PROFESSIONNELLES REQUISES
- Discrétion et confidentialité
- Sens de l'organisation, de méthodologie et d'anticipation
- Qualités relationnelles et esprit d'équipe
- Dynamisme
- Maîtrise des outils informatiques : Word, Excel, Powerpoint, Gestime, Gestime Web, SAP, Outlook, Isitrac, Saphir, Smax