Responsable du bureau administratif de l'hôpital Saint-Louis F/H

SERVICE : Direction des Finances et du Contrôle de Gestion

PRESENTATION

La direction des Finances du GHU Paris Nord est composée de 3 départements

- Département Synthèse Budgétaire

- Département recettes et services sociaux

- Département contrôle de gestion

COMPOSITION DE L’EQUIPE

Le secteur Accueil – Facturation – Recouvrement (AFR) appelé Bureau des admissions de l’hôpital Saint Louis est rattaché à la Direction des Finances.

Il est composé d’un Attaché d’Administration hospitalière, de 2 Adjoints des Cadres hospitaliers

LIAISONS HIERARCHIQUES
HIERARCHIQUE DIRECTE

La Directrice des Finances adjointe en charge des recettes

FONCTIONNELLES

- Les Directions fonctionnelles du site

- Les Directions du Siège de l’AP-HP notamment la Direction Economique, Financière, de l’Investissement et du Patrimoine (DEFIP), la Direction des Affaires juridiques (DAJ) et la Direction des Services Numériques (DSN)

- L’ensemble des services cliniques et plateaux médico-techniques du site

- L’équipe MSI

- Le Service Social Hospitalier

- Le service informatique

EN EXTERNE

- CPAM, mutuelles

- Etablissements hors AP-HP

- Mairie, Gendarmerie, Police

- Direction spécialisée des Finances publiques (DSFP)

- Patients, particuliers

ACTIVITES

Missions générales :

Encadrer, dynamiser et motiver une équipe de 2 ACH et 44 agents en renforçant la performance collective et le développement des compétences.

Garantir l’exhaustivité, la qualité et la l’efficacité de la chaine de facturation.

Concevoir et mettre en œuvre des projets en lien avec les objectifs institutionnels.

Favoriser une dynamique de collaboration et de dialogue.

Missions permanentes :

Coordonner l’activité et assurer la supervision de la facturation de l’établissement pour le secteur MCO, à la fois pour l’hospitalisation et pour les patients externes notamment dans le cadre de la mise en place des projets institutionnels.

Accompagner le développement des compétences.

Coordonner et organiser l’activité en coopérant avec les autres secteurs.

Missions techniques :

Assurer le suivi des états et des indicateurs de facturation. Mettre en œuvre les mesures visant à optimiser la facturation des frais hospitaliers.

Assurer la veille réglementaire et l’application des évolutions tarifaires et réglementaire au sein de l’établissement.

Suivre des dossiers sensibles à fort risque d’impayé.

Contrôler de la qualité de la chaine de facturation, notamment dans le cadre de la certification des comptes

Etude des dossiers présentant des difficultés particulières de facturation en lien avec le service social.
Elaboration de tableaux de bord de suivi de l’activité du service de la facturation et suivi des indicateurs.
Mise en place et suivi des contrôles spécifiques liées à la certification des comptes.

Relations avec les services de soins pour la mise en œuvre de procédures - Rédaction de procédures.
Formation des équipes et des nouveaux arrivants.
Participation au paramétrage et à la maintenance fonctionnelle du système d’informations.

Participer activement à la politique d’accueil et d’information menée au niveau de l’hôpital.

Recevoir les patients ou leur famille si nécessaire .

Sécuriser le parcours patients en lien avec les missions transversales d’identito-vigilance et d’INS.

Certification des comptes :

Suivi de la démarche de la certification des comptes, en lien avec le référent contrôle interne de l’établissement, mise en place des contrôles et de leur suivi, de leur formalisation et de leur documentation.

Veille en matière d’évolution et de mise à jour des référentiels.

Anticipation et préparation de l’audit annuel.

COMPETENCES REQUISES
Savoir faire
Connaissance de la réglementation relative à la Sécurité sociale
Connaissance des règles de facturation hospitalière et des circuits administratifs
Pilotage et analyse d’indicateurs financiers
Maitrise des système d’information APHP : ORBIS, GAM, BO GAM, SAP
Maitrise des outils numériques : Outlook, Word, Excel, Teams

Savoir être
Management / Capacité à encadrer et dynamiser une équipe
Sens du travail en équipe, aptitude à favoriser le partenariat
Aptitude à la gestion de projet / conduite du changement
Réactivité, disponibilité
Esprit d’analyse et rigueur
Aptitude à l’écoute, la négociation et au dialogue social
Autonomie et sens des responsabilités