Secrétaire de Direction des Investissements F/H

La Direction des Investissements (D.I.S.T.) rassemble pour les sept sites du groupe hospitalier universitaire Paris-Saclay (Bicêtre, Paul Brousse, Antoine Béclère, Ambroise Paré, Sainte Perrine, Raymond Poincaré, Berck) un département Travaux, un département Maintenance et Sécurités, un département Équipements Biomédicaux, et un département Administratif et Financier.

La structure est la suivante :

- Une Directrice des Investissements

- Une Directrice adjointe des investissements / des Équipements et du Biomédical de l’APHP-Paris

- Un Directeur technique Maintenance et des Sécurités

- Deux Directrices secteur travaux Sud et secteur travaux Ouest

- Un Responsable du contrôle de gestion et des amortissements

- Une Responsable du département administratif et financier

- Secrétariat: 2 assistantes (dont le poste est en recrutement)

Missions générales:

- Assiste dans l’ensemble des tâches du secrétariat de la Directrice des Investissements

- Assure le management du secrétariat de la Direction

Mission permanentes:

- Coordonne et anime le secrétariat

- Gère l’agenda de la Directrice des Investissements en coordination avec sa collègue

- Gère le planning des congés du secrétariat avec sa collègue et ceux des cadres de la Direction des Investissements

- Planifie les réunions

- Réalise des travaux bureautiques (courriers, rapports, notes, comptes rendus, plus suivi des effectifs et recrutements etc…)

- Participe et rédige le compte rendu du CODIST et ceux des CTI des DMU

- Gère des dossiers spécifiques

- Classe et archive les dossiers de la Directrice et du secrétariat de direction

- Organise la gestion de l’administration des logements et des conventions d’occupation de tiers avec sa collègue

- Organise la gestion des gardes techniques et administratives

- Assure le relai avec la DRH sur les dossiers des agents de la Direction (évaluations, recrutements, formations…)

Missions ponctuelles et spécifiques (liste non exhaustive):

- S’assure de la continuité du secrétariat de la D.I.S.T.

- S’assure du bon déroulement de dossiers spécifiques (de l’élaboration à la finalisation)

Particularités du poste:

- Confidentialité

- Loyauté

- Disponibilité

PRÉS-REQUIS

Baccalauréat Professionnel
BTS secrétariat – assistante de Direction

COMPÉTENCES REQUISES

CONNAISSANCES PARTICULIÈRES REQUISES

- Capacité d'encadrement et d'animation d'un secrétariat
- Capacité de gestion et organisation d'un secrétariat de Direction
- Capacité rédactionnelle et prise de notes
- Maîtrise de l'outil informatique

EXPERIENCE PROFESSIONNELLE REQUISE

- La connaissance de l'institution serait un plus
- Formation et expérience en secrétariat de Direction

QUALITÉS PROFESSIONNELLES REQUISES

- Discrétion, courtoise, qualité de communication et d'accueil
- Capacité d'adaptation, gestion des priorités
- Curiosité intellectuelle
- Rapidité d'exécution
- Capacité d'initiative et d'autonomie
- Rigueur, discrétion et précision
- Sens du relationnel
- Qualité rédactionnelle
- Sens de l'organisation
- Disponible

Avantages liés au statut et à la fonction :

- Prime de service pour les nouveaux stagiaires et titulaires (versée en 2 fois en juin et décembre)

Aide à l'installation et au logement :

- Aide à l’installation (jusqu’à 1000 € versés par l’AGOSPAP sous conditions de ressources) pour les titulaires et CDD sur poste permanent

- Possibilité de logement à tarif préférentiel pour les titulaires

Avantages sociaux :

- Remboursement du Pass Navigo à 75% et/ou forfait mobilités durables

- Accès au restaurant du personnel à tarifs avantageux

- Place en crèche selon disponibilités

- Stationnement dans l’enceinte de l’hôpital ou à proximité, parking vélos

- Chèques emploi-service CESU AP-HP pour les titulaires et CDD sur poste permanent

- Prestations AGOSPAP : Accès à une offre de loisirs (spectacles, cinémas…) et de vacances à tarifs préférentielsde même que diverses aides financières pour les titulaires et CDD sur poste permanent

- Plateforme HOPTISOINS : tarifs préférentiels chez nos partenaires (vie quotidienne, courses...)

- Supplément Familial de Traitement pour les parents avec enfant à charge

- Accès à une offre de formation continue conséquente

- Accès à l’espace détente : séances de relaxation