Assistante de direction F/H

Secrétariat de la Direction des Ressources Humaines et de l’Attractivité - Site Pitié-Salpêtrière

Fonction : Assistante de direction

Grade : Assistante Médico-Administrative (AMA grille fonction publique hospitalière)

Prise de poste: 1er novembre 2026

La Direction des Ressources Humaines du site Pitié-Salpêtrière assure la prise en charge de la gestion administrative des personnels non médicaux (environ 8000 agents en paye et 10 000 en carrière).

Elle est coordonnée par 1 Directrice adjointe, 1 Responsable des ressources humaines et 1 Responsable des ressources humaines adjoint.

Elle est constituée d’un service gestion-paie (1 responsable, 4 ACH et 35 gestionnaires) et de plusieurs secteurs spécialisés: cellule recrutement, titularisation, congés bonifiés, évaluations/notations, heures supplémentaires (3 ACH, 1 AMA, 4 agents).

Liaison hiérarchique :
La Directrice des ressources humaines et de l’attractivité de Sorbonne Université

Les Directeurs adjoints à la Directrice des ressources humaines et de l’attractivité de Sorbonne Université

Liaisons fonctionnelles :

• Le Responsable des ressources humaines de Pitié-Salpêtrière
• Le Responsable des ressources humaines adjoint de Pitié-Salpêtrière
• L’encadrement de l’ensemble des secteurs DRH de Pitié-Salpêtrière
• Les secrétariats des 7 hôpitaux d’AP-HP.Sorbonne Université
• Les CP DMU des 7 hôpitaux d’AP-HP.Sorbonne Université
• Les directions fonctionnelles d’AP-HP.Sorbonne Université
• Les directions fonctionnelles du Siège de l’AP-HP

L’assistant(e) de direction assure l’organisation et la continuité de l’activité du secrétariat de la DRH en collaboration au sein d’un binôme.

Il/elle prend en charge l’accueil téléphonique et physique des interlocuteurs internes et externes, en assurant leur orientation vers les services/référents appropriés.

Il/elle gère les agendas en planifiant les rendez-vous et réunions, tout en assurant un suivi rigoureux des sollicitations, en hiérarchisant les urgences et en recherchant les informations nécessaires pour appuyer la direction des ressources humaines.

L’assistant(e) de direction assure, en outre, la rédaction et la mise en forme de divers documents (rapports, courriers, comptes rendus) ainsi que l’organisation logistique des réunions.

Enfin, les assistant(e)s de direction ont la charge, en autonomie, de dossiers spécifiques (médailles, chambres sociales…) au sein de la DRH.

Secrétariat:

• Assurer la gestion des agendas: programmation de rendez-vous et de réunions.
• Assurer un suivi minutieux des sollicitations en priorisant les urgences et rechercher les compléments - d’informations nécessaires aux DRH, au Responsable des ressources humaines et au Responsable des ressources humaines adjoint.
• Assurer l’accueil téléphonique et physique, et l’orientation des interlocuteurs internes et externes.
• Assurer le traitement et la mise en forme de documents: rapports, courriers, comptes rendus…
• Organiser les réunions (agendas, réservation des salles, CR…).

Contribution à l’instruction des procédures disciplinaires:

• Constitution et suivi des dossiers disciplinaires
• Convocation des agents
• Participation aux entretiens et rédaction des comptes rendus
• Préparation des dossiers disciplinaires soumis au Conseil de Discipline
• Assurer la traçabilité des procédures disciplinaires instruites (tableau de suivi)

Autres:

• Gestion et suivi de certaines réquisitions judiciaires adressées à la DRH
• Gestion et suivi des ordres de missions hors ceux concernant la formation
• Gestion des médailles institutionnelles AP-HP (2 promotions dans l’année)
• Gestion des chambres sociales d’hébergement d’urgence
• Assurer le suivi, le classement et l’archivage dématérialisé (NAS, Teams…) des dossiers spécifiques (disciplinaires, contentieux, signalements, médailles, chambres sociales…)
• Gestion des commandes et des demandes d’intervention

Connaissances particulières :
• Statut du personnel hospitalier et réglementation
• Notions de la gestion du personnel de la Fonction Publique Hospitalière
Maîtrise de l'outil informatique WORD et EXCEL
• Consultation des systèmes d'information de gestion-paie (NSI, HRa et
Gestime)

Qualités professionnelles :

• Discrétion et respect du devoir de réserve et du secret professionnel
• Capacité d'anticipation et sens des initiatives
• Sens du contact et capacité d'écoute
• Sens de la diplomatie et de la négociation
• Esprit d'équipe
• Pratique de l'agenda partagé Outlook
• Travailler en équipe et en réseau
• Méthode et organisation
• Qualités rédactionnelles

Une bonne connaissance de l'organisation et du fonctionnement de l'AP-HP serait un atout majeur.

AVANTAGES LIÉS AU STATUT ET A LA FONCTION

Primes de service réservées aux nouveaux stagiaires et titulaires (versée en juin et décembre)

Supplément Familial de traitement pour les parents avec enfant(s) à charge

Possibilité d'évolution, de promotion professionnelleet de formation au sein du GHU

AIDE AU LOGEMENT

Possibilité de logements dans le parc AP-HP pour les titulaires

AVANTAGES SOCIAUX

Remboursement partiel des transports en commun ou forfait mobilité

Possibilité de parking, stationnement vélos

Crèches sur site

Accès au restaurant du personnel à tarifs avantageux

Prestations AGOSPAP (CE) : accès à une offre de loisirs (spectacles, cinémas…) et de vacances à tarifs préférentiels pour les titulaires et CDD sur poste permanent

Plateforme HOPTISOINS : tarifs préférentiels chez nos partenaires (vie quotidienne, courses..)