GESTIONNAIRE REGIE F/H F/H

Présentation synthétique du Groupe Hospitalier APHP Sorbonne Université :

Le Groupe Hospitalier APHP Sorbonne Université est composé de 6 hôpitaux et 7 sites : Pitié-Salpêtrière, Charles Foix, Saint-Antoine, Rothschild, Armand Trousseau - La Roche-Guyon et Tenon.

Il propose une offre de soins complète, d’excellence et de proximité permettant la prise en charge de la plupart des pathologies, du nouveau-né à la personne âgée.

Il offre des prestations médicales et chirurgicales hautement spécialisées.

Il est associé à la faculté de Médecine Pierre et Marie Curie (Paris VI) et est le 1er centre de recherche au niveau national.

SERVICE

PRESENTATION

La régie est située au bâtiment Gardie – Secteur Bleu - Porte 1

COMPOSITION DE L’EQUIPE

1 régisseuse

1 mandataires suppléants

1 gestionnaires régie

Missions générales :

La régie a principalement pour mission la tenue des comptes, en recettes et en dépenses.

Missions principales :

Dans le respect de l’application de la réglementation comptable et le respect des procédures définies par la Direction Spécialisée des Finances Publiques (DSFP) et la Direction Economique et Financières, de l’Investissement et du Patrimoine (DEFIP) de l’APHP, l’application de l’instruction codificatrice de la comptabilité publique et l’application stricte des dispositions prévues dans l’acte de constitution de la régie :

1- Accueil et prise en charge du public (patients, usagers, familles, personnel hospitalier, ...) – niveau junior :

Identifier et recenser les besoins et attentes du public,Informer le public,Recevoir et traiter des appels téléphoniques

2- Gestion administrative et comptable spécifique au domaine d’activité – niveau junior :

Assurer les opérations d’encaissement et de décaissement des opérations dévolues en régie et assurer la situation de caisse (quotidienne),Assurer les encaissements des frais de séjour et divers,Assurer la réception et le contrôle des caisses des traitements externes,Assurer le remboursement des excédents au personnel ou aux patients,Gérer et suivre les restos badges (création, approvisionnement, fermeture) ainsi que le contrôle du retour du self des tickets repas récoltés,Assurer la vente des tickets repas,Encaisser des avances en lien avec les suppléants et la régisseuse sur devis correspondants,Encaisser des nantissements sur justificatif,Participer à la réception des dépôts des patients, à l’enregistrement et à la sécurisation permanente des fonds détenus (numéraire, objets de valeur et sans valeur, bijoux …),Participer à la restitution des dépôts des patients hospitalisés ou à leur transfert dans une autre régie de l’AP-HP,Participer au reversement périodique à la DSFP de l’AP-HP et/ou aux domaines des dépôts non réclamés,Participer à la vérification de l’exactitude des soldes des valeurs inactives (tickets self, bijoux, valeurs et objets sans valeur),Délivrer des avances occasionnelles avec les justificatifs correspondants,Assurer la parfaite comptabilisation des recettes et dépenses autorisées en régie par le logiciel SAP

3- Suivi des procédures de contrôle interne en régie et des opérations comptables (niveau senior) :Participer aux différents contrôles en lien avec la régisseuse et les suppléants

4- Conception et rédaction de documents techniques relatifs au domaine d’activité (niveau junior) :Traiter le courrier, les courriels et les notes,Rédiger les courriers

5- Tri, classement et inventaire des archives (niveau junior) :Suivre le classement et l’archivage,Assurer la gestion de l’archivage des documents comptables

6- Participation au travail quotidien des différentes tâches si besoin :Renfort ponctuel sur les tâches quotidiennes dévolues aux suppléants.

SAVOIR FAIRE REQUIS
1- Bureautique : savoir utiliser les logiciels métiers (SAP, Monewin, Orbis, Gilda) et les outils de bureautique (internet, intranet, Word, Excel)
2- Communication relationnel : savoir accueillir du public, savoir renseigner des personnes au regard de son métier, savoir s’exprimer en face-à-face auprès d’une ou plusieurs personnes, s’exprimer en public, savoir adapter son comportement, sa pratique professionnelle à des situations critiques, dans son domaine de compétence, savoir reformuler une demande (d’information, de renseignement, …), en résumer les points clés, et en faire une synthèse, savoir traiter et résoudre des situations agressives ou conflictuelles, savoir travailler en équipe
3- Traitement, gestion de l’information et administration : savoir identifier, synthétiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures,
CONNAISSANCES ASSOCIEES
1- Finances-comptabilité-budget : comptabilité générale, gestion comptable et administrative
5- Traitement, gestion de l’information et administration : classement et archivage, gestion documentaire, réglementation des archives, techniques de numérisation
COMPORTEMENT PROFESSIONNEL ATTENDU
1- Adaptation : capacité à prendre en compte des situations variées, nouvelles, à intégrer de nouvelles pratiques, technologies, … et à ajuster ses comportements en fonction de l’environnement, des contraintes, de la situation et de l’interlocuteur (patients, proches ou familles, équipes, réseaux, institution).
2- Implication : se préoccuper, se sentir concerné par son activité professionnelle, son métier, les patients, l’équipe, les résultats de l’organisation.
3- Sens des responsabilités : s’engager avec discernement dans une action relevant de ses attributions, en mesurant la portée de ses choix et se préoccuper du résultat. Assumer les conséquences de ses décisions et de ses actions
4- Sens du reporting/partage d’informations : communiquer régulièrement les informations essentielles, l’état d’avancement et les résultats de son travail, les analyses pertinentes et éventuelles difficultés rencontrées.
5- Esprit d’équipe/sens du collectif : s’entraider, faire preuve de cohésion et coopérer avec autrui en facilitant les interactions avec les différents interlocuteurs afin d’atteindre un objectif commun
6- Gestion du stress/contrôle émotionnel : conserver son calme, faire preuve de modération vis-à-vis de ses interlocuteurs dans des situations émotionnellement difficiles.
7- Attention aux autres/bienveillance : se sentir concerné par les autres (patients, proches ou familles, équipe, agents, …) par ce qu’ils ressentent et ce qu’ils vivent.
8- Curiosité intellectuelle/dynamisme : s’intéresser et être ouvert à la nouveauté, avoir le goût d’apprendre, de découvrir, de comprendre. S’intéresser et se questionner sur de nombreux sujets.
9- Respect des devoirs et obligations de l’agent public

Formation, travail en locaux sécurisé