Assistant médico-administratif du chef de Service des Maladies Infectieuses et Tropicales F/H

Présentation du service : Unité d'hospitalisation conventionnelle, Hôpital de Jour, Consultations, Centre de vaccinations internationales.

Le service d’hospitalisation conventionnelle reçoit des patients atteints de pathologies infectieuses (VIH, SIDA, IST, VHC, VHB, Grippe, SARS-CoV 2, pyélonéphrite, ostéite, endocardite, septicémie, zona, érysipèle, tuberculose, paludisme etc.) et des patients immunodéprimés (complications infectieuses au décours de pathologies cancéreuses (aplasie fébrile, GvH, …).

3 programmes D’Éducation Thérapeutique du Patient enregistrés à l’ARS

1 protocole de coopération entre professionnels de santé appliqué (Consultation IDE de vaccination)

1 protocole de coopération entre professionnels de santé en cours de rédaction (consultation IDE pour les patients sous PrEP)

Présentation du personnel :Une équipe paramédicale et administrative composée de :

2 cadres de santé, équipe d’IDE en Grande Équipe et équipe d’IDE de nuit, 1équipe d’AS en Grande Équipe, 1secrétaire hospitalière et 1archiviste, une équipe d’Assistant Médico-Administrative

L'équipe médicale constituée de 2 PU-PH, de Praticiens Hospitaliers, d’Assistants Spécialisés, d’Internes et d’Externes, 3 CCA

1équipe de recherche clinique composée d’IDE en recherche clinique, d'ARC et TEC

LIAISONSHIERARCHIQUES DIRECTES :

Directeur des Ressources Humaines

Adjointe au Directeur des Ressources Humaines

Cadre administratif du DMU

Cadre paramédical de DMU

Cadre supérieur de santé

LIAISONS FONCTIONNELLES :

Chef de service, équipes médicales, équipes paramédicales (IDE, IDEC, AS, diététicien, kinésithérapeute, podologue, le préparateur en pharmacie etc.),Coordinatrice des AMA du GH (DRH), Secrétariat médical et hospitalier, équipes de recherche clinique, Psychologue, Assistants sociaux, Services médicotech., bloc opératoire, Services Administratifs, services d’HDJ, consultation et plateau technique, Structures extrahospitalières, médecins de ville, le réseau ville-hôpital

Missions principales :

Assurer le secrétariat du chef de service :

• Représentant médical du site Saint Louis,
• Chef du Département d’Infectiologie Saint-Louis - Lariboisière,
• Membre de l’équipe INSERM 1342 Génétique et Ecologie des virus,
• Membre du Conseil d’Administration de la Société de Pathologie Infectieuse de langue Française et du Collège des Universitaires des Maladies Infectieuses et Tropicales.
• Assurer l’interface pour toutes les questions en relation avec les activités du chef de service, avec les patients, les familles, les professionnels et l’extérieur "public relation"

Missions Spécifiques :

Pour le Représentant médical du site Saint Louis :

• Organisation d’une réunion bimensuelle avec tous les chefs de service de l’Hôpital Saint Louis
• Gestion des rendez-vous avec la Direction
• Frappe des CR de réunion
• Mailings

Pour le Chef du Département de Maladies Infectieuses Saint Louis - Lariboisière :

• Gestion des courriers, des agendas et des plannings du service
• Organisation de ses activités hospitalo-universitaires : rendez-vous congrès, cours…,
• Gestion du budget universitaire (suivi des recettes et des dépenses : commandes, personnel, remboursement frais…)
• Constitution des dossiers de recrutement (ANRS ou INSERM) pour le personnel de Recherche
• Organisation des stages médicaux des médecins étrangers, étudiants ou stagiaires (constitution du dossier administratif, rémunération, logement, demande de bourse)
• Recherche et impressions d’articles scientifiques
• Accueil téléphonique
• Frappe, mise en forme et mise au net de documents administratifs
• Mise à jour des formulaires du service, des annuaires papier et intranet
• Conception et rédaction de documents
• Gestion du budget Recherche en collaboration avec la cellule Recherche (dépenses, recettes, personnel…)
• Gestion des commandes pour la Recherche en collaboration avec l’économat Recherche
• Gestion des congés de l’équipe médicale
• Gestion des congés de l’équipe Recherche
• Organisation d’une soirée annuelle avec les médecins généralistes,
• Organisation de la soirée de service
• Mailings

PRE-REQUIS :
- BAC Sciences Médico-Sociales (F8-SMS)
- BAC spécialisé complété par un BTS dans le domaine médical ou du secrétariat
- Concours de Secrétaire Médicale
- Concours Assistant médico-administratif

SAVOIR FAIRE REQUIS
- Capacité d’organisation et d’autonomie
- Respect de la confidentialité
- Maîtrise de l’informatique : maitrise des logiciels bureautiques (Word, Outlook, Internet, Excel, PowerPoint etc.) et des applications institutionnelles (Orbis, Intranet du groupe hospitalier, CHRONOS, Zoom etc...)
- Maitrise parfaite du vocabulaire médical et de l’orthographe
- Prise de notes rapide et rapidité de frappe
- Savoir transmettre avec précision les informations utiles
- Esprit d’équipe et d’entraide attendu
- Anglais souhaité

QUALITES REQUISES
Rigueur professionnelle, esprit d’initiative et d’innovation
Conscience professionnelle et discrétion
Gestion du stress et des situations d’urgence
Efficacité, sens de l'organisation et des responsabilités
Esprit d'équipe et de collaboration, maîtrise de soi
Ponctualité, assiduité et disponibilité
Capacité d’adaptation et d’anticipation
Capacités relationnelles, aptitude à l'écoute et à la communication orale et écrite
Savoir rendre compte à sa hiérarchie

CONNAISSANCES ASSOCIEES : Bureautique, codage des actes, Communication, droit des usagers du système de santé, prganisation et fonctionnement interne d’un établissement de santé Réglementation des archives, secrétariat

RISQUES PSYCHO-SOCAIUX :
- Lombalgies et autres troubles musculo squelettiques
- Multiplicité et interruption des tâches, Travail sédentaire, Station prolongée assise

Mesures préventives :
-Réunions interprofessionnelles d’échange.
-Psychologue du personnel disponible sur rendez-vous
- Formation continue spécifique
- Mobilier ergonomique