Gestionnaire administratif RH F/H

Le poste est situé à la Direction des Ressources Humaines du site Emile Roux qui est rattaché à la Direction des Ressources Humaines des Hôpitaux Universitaires Henri-Mondor (HUHM). II est place sous l'autorité du Responsable des Ressources Humaines du site Emile Roux représentant le Directeur des Ressources Humaines des HUHM.

La DRH pour le site Emile-Roux dispose actuellement de:

- 1 responsable des ressources humaines

- 1 responsable gestion paie, poste bi-site avec l’hôpital Albert-Chenevier

- 5 gestionnaires paie dont un poste partagé à mi-temps avec l’hôpital Albert-Chenevier

- 1 gestionnaire administratif RH

- 1 responsable formation (sites gériatriques) et 1 assistant de formation

- 1 assistante sociale du personnel et référente handicap

- 1 conseillère en prévention des risques professionnels

- Un service de prévention et santé au travail (2 IDE et des vacations de médecins du travail)

- Du temps de psychologue clinicien du personnel

- Une crèche et un centre de loisirs

Missions générales:

Le gestionnaire administratif RH accueille et oriente les professionnels et communications entrantes à la DRH. Il réalise des tâches RH relatives à la carrière des professionnels en lien constant avec la gestion paie. Il participe au bon fonctionnement quotidien de la DRH, en particulier sur les aspects organisationnels, matériels et de communication.

Missions permanentes:

- Accueillir et orienter les personnels et les différents interlocuteurs de la Direction des Ressources Humaines: accueil physique et téléphonique, réponse aux mails de l’adresse générique;

- Assurer l’interface et être relai de l’information entre les différents services de la DRH et du site;

- Assurer le tri et l’enregistrement du courrier, sa diffusion et son classement;

- Organiser des rendez-vous et réunions pour la DRH;

- Rédiger des courriers (disponibilité, de congé supplémentaire de naissance, de démission, …) en lien avec la gestion-paie

- Rédiger des notes et compte-rendu et en assurer la diffusion;

- Gérer les mandats syndicaux et remontées de grèves conformément aux procédures en vigueur;

- Gérer les cartes professionnelles en lien avec la gestion-paie;

- Passer les différentes commandes nécessaires au fonctionnement du service (fournitures…);

- Gérer le suivi des évaluations de stage pour les agents stagiaires du site ERX (envoi des fiches, mise à jour du tableau de suivi…);

- Gérer le circuit de signature des comptes rendus d’entretien professionnel et classement dans les dossiers administratifs;

- Assurer les rendez-vous de consultation de dossiers administratifs des agents lorsqu’il n’y a pas de contexte litigieux;

- Compléter les tableaux de suivi et trier des informations pour renseigner des indicateurs, notamment dans le cadre du rapport social unique (RSU)

- Gérer des dossiers de RCA en tenant compte de la procédure et des critères définis par la Cellule-Mobilité-Recrutement (CMR) du GHU

Missions ponctuelles ou spécifiques:

- Participer à l’organisation des événements organisés par la DRH (dont les commissions de sélections qui sont annuelles et les élections professionnelles)

- Répondre aux candidatures d’agents pour un emploi ou un stage et les rediriger vers le bon interlocuteur (DSAP, formation)

- Classer et archiver les dossiers et éléments justificatifs de paie;

Savoir-faire requis
- Connaissance des logiciels Word Excel Outlook
- Connaissance des applications Gestime - HR ACCES – NSI GESTION - NEOCASE
Connaissances associées
- Connaissances du milieu hospitalier et du statut de la fonction publique
- Bonnes connaissances de l'institution et du GHU
QUALITES REQUISES
- Qualités relationnelles et d'accueil
- Sens de l'organisation
- Compétences rédactionnelles
- Discrétion professionnelle
- Diplomatie
- Loyauté
- Esprit d'initiative
- Aimer le travail en équipe et être polyvalent