Secrétaire Médicale - Service d'accueil des urgences adultes F/H

Service Accueil Urgences Adultes :

Médico-chirurgicales et psychiatriques. Il est situé au RDC du Bâtiment Hamburger.
Il a pour vocation d’accueillir, de prendre en charge, de traiter et d’orienter toute personne se présentant à l’accueil.
Activité annuelle : 33 000 passages par an

Présentation :

Le service des urgences comprend 3 secteurs de soins :

- Secteur d’accueil et d’orientation

- Accueil des adultes relevant d’une prise en charge médicale, chirurgicale ou psychiatrique : 10 box et 2 box de psychiatrie

- Unité d’hospitalisation de courte durée de 20 lits (UHCD) permettant d’accueillir et de prendre en charge les aidants et patients nécessitant une hospitalisation

Gestion du temps et planification (Chronos)

Suivi des plannings de présence médicale en psychiatrie et des statistiques associées.

Secrétariat et administration du service

Accueil physique et téléphonique des patients, familles et partenaires.

Gestion des courriers, fax, courriels (boîtes générique et personnelle) et des appels.

Travaux de secrétariat classique : frappe de rapports/courriers, photocopie, archivage.

Gestion de la salle de réunion et participation à l'organisation des staffs et réunions de service.

Suivi du Dossier Patient & Identitovigilance (DPI / Orbis)

Saisie du codage PMSI et numérisation des documents médicaux dans le DPI.

Contrôle de l'identitovigilance et demandes de fusion de dossiers si nécessaire.

Traçabilité des mouvements des patients et mise à jour quotidienne dans ORBIS.

Coordination médicale et partenariats

Prise de rendez-vous pour les examens complémentaires et gestion administrative des sorties.

Renseignement et transmission de documents aux médecins traitants, spécialistes et partenaires extra-hospitaliers.

Relais d'information pour le travail en équipe pluridisciplinaire et gestion des corrections de documents avec le médecin référent.

Transmission des certificats de décès aux admissions et gestion de l'affichage.

Missions spécifiques :

Accueil des stagiaires médicaux, reproduction de dossiers médicaux et entraide/remplacement au sein du secrétariat.

PRÉ-REQUIS
FORMATION ET EXPÉRIENCE SOUHAITÉES

- Connaissance de l'environnement médical.
- Baccalauréat Science médico-sociale, Baccalauréat spécialisé complété par un - BTS dans le domaine médical ou du secrétariat, titre professionnel de secrétariat médical
- Expérience antérieure dans le domaine du secrétariat médical hospitalier

COMPÉTENCES REQUISES
SAVOIRS FAIRE

- Renseigner les interlocuteurs ;
- Utiliser des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook), applicatifs métiers métiers (ORBIS – PTAH – GDM – GILDA - CHRONOS) et internet/intranet
- Filtrer et orienter des appels téléphoniques et demandes internes et externes
- Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel
- Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations relevant de son domaine d'activité
- Transmettre les informations
- Définir et gérer des priorités
- Adapter son comportement et sa pratique professionnelle à la situation
- Résoudre des situations conflictuelles
- Prendre rapidement des notes
- Maîtriser la langue française (syntaxe, orthographe et grammaire)

SAVOIRS ÊTRE
- Capacité relationnelle (empathie, bienveillance, amabilité)
- Respect strict de la confidentialité et discrétion
- Rigueur, sens de l'organisation et capacité d'anticipation
- Esprit d'équipe (entraide et remplacements, en cas de nécessité, au sein des secrétariats du service)
- Adaptabilité et polyvalence (travail varié avec des acteurs diversifiés)
- Disponibilité
- Ponctualité
- Curiosité intellectuelle
- Respect de la laïcité.

AVANTAGES LIÉS AU STATUT ET À LA FONCTION

- Prime de service pour les nouveaux stagiaires et titulaires (versée en 2 fois en juin et décembre)

AIDE À L’ INSTALLATION ET AU LOGEMENT

- Aide à l’installation pour les titulaires et CDD sur poste permanent

- Possibilité de logement à tarif préférentiel pour les titulaires

AVANTAGES SOCIAUX

- Remboursement du passe Navigo à 75% et/ou forfait mobilités durables

- Accès au restaurant du personnel à tarifs avantageux

- Place en crèche selon disponibilités

- Stationnement dans l’enceinte de l’hôpital ou à proximité, parking vélos

- Chèques emploi-service CESU AP-HP pour les titulaires et CDD sur poste permanent

- Prestations AGOSPAP : Accès à une offre de loisirs et de vacances à tarifs préférentiels ainsi que diverses aides financières pour les titulaires et CDD sur poste permanent

- Plateforme HOPTISOINS : tarifs préférentiels chez nos partenaires

- Supplément Familial de Traitement pour les parents avec enfant à charge

- Accès à une offre de formation continue conséquente

- Accès à l’espace détente LE COSY

- Droit à congés (temps de travail) :07H00 = 25 CA ou 07H30 = 25 CA + 15 RTT